Assistant de direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Le poste d’Assistante a pour vocation l’apport d’une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice Organisation permanente de l’agenda du Président :
- Vous organisez l’agenda et prenez des rendez vous en fonction
des priorités ;
- Vous rappelez les informations importantes et transmettez les messages ;
- Vous organisez les déplacements du Président et gérez les transports,
- Vous organisez les déjeuners de travail ;
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Vous rédigez des courriers et notes,
- Vous réalisez la saisie de documents de formes et de contenus divers,
- Vous établissez les dossiers quotidiens pour chaque rendez-vous;
Suivi des projets et activités de la direction :
- Vous centralisez les projets de rapports des conseils communautaires,
- Vous renseignez les tableaux de bord de suivi d’activités de la direction,
- Vous créez et suivez le tableaux de bord de présence;
Accueil téléphonique et physique :
- Vous renseignez les interlocuteurs sur place ou par téléphone et vous orientez vers l’interlocuteur compétent si
nécessaire en adaptant votre discours ,
- Vous recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers
informatiques.
Organisation et planification de réunions :
- Vous préparez et diffusez les dossiers pour les réunions en respectant les délais de transmission des documents avant
la réunion. Profils recherchés - Vous savez gérer votre temps et vos priorités,
- Vous disposez de qualités rédactionnelles et maîtrisez les règles
d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Vous avez le sens du relationnel et vous faites preuve d'écoute active
- Vous maîtrisez l'outil bureautique et les outils de gestion