Assistant(e) office manager h/f anglais bilingue

GR Intérim et Recrutement, cabinet de recrutement spécialisé dans le recrutement international, recherche pour son client, un cabinet d’avocats international spécialisé en arbitrage international, un(e) Assistant(e) Office Manager H/F Anglais Bilingue.

Le cabinet compte environ une quarantaine de personnes aujourd’hui, associés et fonction support confondu.

Ce poste est un CDI à pourvoir dès que possible à Paris 8ème. Les horaires sont 9h00 – 17h30 du lundi au jeudi, et 9h00 – 17h00 les vendredis.

DEFINITION DES TACHES

En étroite collaboration avec l’office manager, l’assistant(e) devra apporter un soutien organisationnel et administratif au bureau parisien :

Accueil / Fonctionnement du bureau

1. Réception : accueillir les visiteurs
2. Gestion des salles de réunion
3. Maintenir les salles de réunion
4. Gérer les calendriers des salles, y compris les réservations

Logistique

5. Réserver les coursiers
6. Envoyer / recevoir / dispatcher colis et courrier
7. Archivage interne et externe

Assistance avec les fournisseurs locaux

8. S’assurer que les espaces café / salles d’impression soient approvisionnés
9. Passer les commandes de fournitures, petit matériel et livres
10. Gérer la boîte mail administrative du bureau de Paris

Fonctionnement du bureau

11. Aider lors des déménagements internes
12. Préparer le poste de travail des nouveaux arrivants
13. Signaler au/à la Responsable de bureau les petits travaux à effectuer
14. Coordonner les petits travaux avec les prestataires, sous supervision du/de la Responsable de bureau

Soutien au/à la Responsable de bureau dans divers projets et tâches

15. Événements internes : soutien logistique pour les grands événements
16. Projets RH et protocoles quotidiens
17. Projets liés au bureau : assistance lors de travaux plus importants, si nécessaire
18. Projets de bonnes pratiques : aide à la documentation (protocoles, bases de données) sous supervision du/de la Responsable de bureau
19. Projets opérationnels : soutien à des projets comme l’archivage

COMPETENCES REQUISES

De formation type BAC+2 min., vous justifiez d'une première expérience, idéalement en cabinet d’avocats ou dans un environnement similaire exigeant. Vous avez un niveau d’anglais bilingue car vous aurez à l’utiliser quotidiennement.

PROFIL RECHERCHE

Nous recherchons une personne proactive, dynamique, organisée et réactive. Vous faites preuve d’une grande rigueur et d’autonomie dans votre travail. Vous savez prioriser vos missions et vous adapter à tout type de situations. Habitué(e) à travailler dans l’urgence, vous savez prendre du recul et gérer votre stress. Vous savez garder la confidentialité.

AVANTAGES

20. Rémunération entre 38 et 45k en fonction du profil et de l’expérience
21. Bureau neuf et parfaitement équipé au cœur de Paris
22. Tickets restaurants
23. 11 jours de RTT
24. Classpass

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