Au sein du Cabinet du Recteur, et sous l'autorité de la Directrice de Cabinet et de la Cheffe de Cabinet, l'assistant(e) de la Cheffe de Cabinet du Recteur :
-Participe au suivi des agendas du Recteur et de la Directrice de Cabinet en coordination avec l'ensemble des membres du Cabinet.
-Assure le traitement de la boîte fonctionnelle ce.cabinet@ sous la supervision et en collaboration avec la Cheffe de Cabinet.
-Prépare et assure le suivi des pochettes quotidiennes en lien avec l'agenda et en collaboration avec la Cheffe de Cabinet.
-Participe à l'accueil téléphonique, au filtrage des appels, à la prise de messages et à la redirection des appels.
-Participe à l'organisation matérielle des évènements (réservations de salles, créations de liens de visioconférences, etc.) en coordination avec la Cheffe de Cabinet et la chargée de mission protocole et chancellerie.
-Traite et suit les invitations en coordination avec la Cheffe de Cabinet et en cohérence avec l'agenda et les actions du Recteur.
-Assure le traitement et le suivi du circuit des parapheurs.
-Assure la réception et l'archivage méticuleux des documents sur le serveur partagé et leur traitement.
-Assure la mise à jour de l'annuaire du cabinet.
-Assure et anticipe la gestion des vœux.
-Traite et suit les affaires réservées et dossiers confiés par la Directrice de Cabinet et les directrices/eurs adjoints, en soutien aux agents du Cabinet.
-Identifie les priorités et alerte en cas d'urgence.
Conditions particulières d'exercice :
Exigences particulières :
-Discrétion, confidentialité absolue,
-Devoir de réserve,
-Sens du service public,
Profil recherché :
Très bonne connaissance des outils administratifs.
Capacité d'assimilation du système éducatif et de son organisation administrative, de l'organisation de l'État et des collectivités territoriales.
Compétences attendues - qualités requises :
-Compétences techniques en matière de secrétariat : écrits administratifs (rédaction de courriers, de notes, de mails, etc.) maitrise de l'agenda, des stratégies d'archivages, gestion du courrier, etc.
-Connaissance des circuits de décision de l'académie et de la région académique.
-Maîtrise des outils bureautiques.
-Polyvalence.
Qualités relationnelles
-diplomatie et sens du travail en équipe.
- Savoir planifier, hiérarchiser les priorités, mesurer l'urgence, alerter et rendre compte.
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