Vous travaillerez en collaboration directe avec la directrice, ses adjoints ainsi que la Responsable Administrative de l’IUT.
Vos missions :
Mission 1 : Accueil et secrétariat de direction
- Accueillir, informer et orienter toutes personnes (personnels de l’IUT et plus largement de l’UL, usagers, extérieurs) s’adressant à la direction.
- Gérer les agendas de l’équipe de direction et contrôler les échéances.
- Réceptionner ou produire divers documents (courriers, rapports, convocations…) et en assurer le suivi (envoi, classement…).
- Assurer la diffusion d’informations générales en interne via les outils numériques (courriels, intranet…).
- Alimenter, mettre à jour des bases de données / tableaux de bord relatifs à la gestion de l’IUT.
- Organiser et réaliser l’archivage papier et numérique des documents de la direction.
Mission 2 : Gestion administrative et logistique des réunions et des instances de l’IUT
- Préparer les différentes réunions (Comité de Direction, Conseil de l’Institut…) : ordre du jour, convocations, logistique (gestion des salles, relations avec les prestataires…).
- Réaliser et diffuser les comptes rendus des réunions.
- Gérer les campagnes d’élections universitaires et professionnelles (préparation administrative et logistique en lien avec la DAJ, diffusion des résultats).
- Organiser les conseils électifs de la directrice ou du directeur, de la présidente ou du président du conseil, des chef.fes de département.
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