Situé à Garches (92), l'hôpital est spécialisé dans les troubles neurologiques et locomoteurs (enfants et adultes) de la phase aigüe (Réanimations adulte et pédiatrique, UNV-USINV, MCO) à la réadaptation (SMR adulte et pédiatrique). Y sont implantés un service de chirurgie spécialisé dans le handicap, un service de maladies infectieuses, une unité médico judiciaire et plusieurs centres de référence maladies rares. Unique à l'APHP, il dispose d'un institut médicolégal et d'un caisson hyperbare.
Accueil physique - téléphonique
Gestion des Emails (adresse professionnelle personnelle et générique)
Gestion et planification des demandes de consultation et HDJ
Gestion du courrier (relecture, mise en forme et envoi)
Envoi des convocations
Elaboration de documents administratifs
Gestion du dossier informatisé du patient
Missions spécifiques :
Assister le coordinateur de l'unité d'insertion professionnelle COMETE dans le travail de secrétariat généré par l'activité.
Centraliser, organiser et communiquer les différentes demandes d'information, de conseil et d'orientation aussi bien des interlocuteurs internes (autres services de l'hôpital) qu'externes (établissements partenaires, patients externes)
Transmission des informations auprès des différents interlocuteurs du service
Saisir sur la base de données les informations du suivi des patients Fichier EXCEL pour statistiques
Organisation de réunions
Particularités du poste :
Assurer un secrétariat au sein d'une équipe dynamique, en autonomie
Personnels de l'unité à temps partiel
Veiller à assurer la continuité de service et faire le lien entre les différents intervenants et personnels
Lien direct avec les patients (téléphoniques, mails et direct lors de la venue en consultation)
Formations et/ou qualifications requises :
- Diplôme d'assistante médico-administrative ou expérience similaire
Expérience requise :
- Expérience du secrétariat médical
- Connaissance du fonctionnement des instances hospitalières
- Bien filtrer les messages et savoir diffuser les informations au sein d'un service
Connaissances particulières :
- Logiciel : ORBIS, pack Microsoft, GDM, ORTIF, WORD, EXCEL, POWER POINT, GILDA, OUTLOOK
- Vocabulaire médical
- Maîtrise du français (écrit et oral)
- Droit des patients
- Mise à jour site internet sur BASINS
Qualités professionnelles requises :
- Accueillir et orienter
- Ecoute empathique et réception de la souffrance
- Secret professionnel et discrétion professionnelle
- Rigueur et méthodologie
- Travail en interface avec de nombreux interlocuteurs
- Autonomie et travail en équipe
- Réactivité, dynamisme et adaptabilité
- Compétence en gestion, organisation
- Maîtrise de la rédaction et de l'orthographe
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