Responsable administratif et financier

Reconnue d'utilité publique depuis 1990, la Fondation Énergies pour le Monde (Fondem) favorise l'accès à l'électricité par énergies renouvelables en milieu rural, principalement en Afrique. Forte de son expérience, la Fondem articule aujourd'hui ses actions autour de quatre axes d'intervention : la planification énergétique, la mise en oeuvre et le suivi de projets de terrain, le conseil à des donneurs d'ordre privés et publics et la capitalisation et diffusion de retours d'expériences.

Au travers des projets qu'elle met en œuvre la Fondem participe à l'amélioration de la vie des populations (ménages, communautaires et acteurs économiques) rurales en leur apportant non seulement un accès à l'énergie, mais en permettant également un meilleur accès à l'eau, au renforcement de la sécurité alimentaire locale et au développement d'activités génératrices de revenus.

La Fondem est organisée en 4 pôles qui interagissent :

• le pôle projets, chargé de la mise en oeuvre des projets de terrain,

• le pôle expertise qui réalise des prestations pour des donneurs d’ordres privés et publics et fournit un appui technique aux projets,

• le pôle développement, regroupant les activités de recherche de fonds, de communication et d’animation de la capitalisation,

• et le pôle administration-finance.

MISSIONS PRINCIPALES

Au sein d’une équipe d’une quinzaine de personnes, dont trois VSI basés au Sénégal et à Madagascar, un VSC basé à Madagascar et un contrat en portage salarial basé au Sénégal, sous la responsabilité du Directeur Général, le/la Responsable Administratif.ve et Financier.ère est un maillon essentiel de la gestion des programmes et de la structure.

1. Gestion administrative et financière des programmes

• Suivre les différents contrats avec les bailleurs de fonds ;

• Réaliser régulièrement avec les chargés de projets les suivis budgétaires ;

• Élaborer les rapports financiers des projets pour les bailleurs ;

• Préparer et superviser les différents audits, mettre en oeuvre les éventuelles recommandations ;

• Revoir les conventions avec les bailleurs, partenaires locaux et prestataires ;

• S’assurer du respect des procédures internes & bailleurs, notamment en ce qui concerne le respect des règles de passations de marché ;

• Accompagner les chargés de projets et le pôle Développement dans le montage de nouveaux projets pour les parties administratives et financières des dossiers de demande de financement ;

2. Gestion administrative et financière de la fondation

• S’assurer du respect des procédures internes (Guide achats, finances, etc.) ;

• Suivi de la comptabilité générale et analytique, en lien avec le cabinet d’expertise comptable, et le commissaire aux comptes ;

• Participer à la clôture des comptes annuels et aux indicateurs de gestion, en collaboration avec la Direction Générale et le cabinet comptable,

• Suivre le plan de trésorerie de la Fondem, superviser les sessions de paiements ;

• Participer à l’élaboration du budget prévisionnel de l’année n+1;

• Réaliser le suivi budgétaire de la structure et son atterrissage intermédiaire (été) et annuel (décembre);

• Assurer le suivi des placements des fonds de la fondation et, le cas échéant, faire des propositions ;

• Appuyer la Direction Générale dans la préparation des Bureaux et Conseils d’Administration

• Participer aux comités de direction hebdomadaire de la Fondem

• Participer aux travaux de réflexion sur la stratégie de la Fondem et à l’animation des séminaires internes.

3. Gestion des ressources humaines de l’ONG

Le/la RAF est en lien étroit avec le cabinet de paie pour suivre l’ensemble de la dimension RH de la structure d’un point de vue administratif :

• Consolider les éléments de paie mensuels pour le cabinet, vérification des bulletins ;

• Suivre les outils RH de la structure : entretiens annuels, plan de formation, dossiers personnels des salariés, suivi des rendez-vous à la médecine du travail etc.

• Anticiper les besoins de recrutements, préparer les fiches de postes adéquates et mettre en place les recrutements

• Réaliser la contractualisation et l’onboarding des nouveaux collaborateurs et accompagner leurs départs

• S’assurer du suivi des obligations de l’employeur (affichage, DUER, …) et de leur mise à jour.

4. Autres aspects administratifs du poste

• Mettre à jour les manuels de gestion interne de la Fondem

• Proposer de nouveaux outils et environnements informatiques et aider à leur mise en place

• La Fondem est propriétaire de son immeuble assurer la gestion et le bon usage des locaux

• Réaliser et suivre les déclarations diverses en lien avec les obligations de la Fondation

• Encadrer les travaux de la chargée d’administration de la Fondem

COMPETENCES ET QUALIFICATIONS MINIMALES

• Formation supérieure (Bac+5 ou équivalent) en Ecole de Commerce et/ou Université (Master 2 CCA par exemple, IAE, etc.) ;

• Expérience professionnelle d’une dizaine d’année au total

• Expérience professionnelle de 5 ans minimum dans la gestion administrative et financière de petites structures (ONG, associations, Fondations et/ou entreprises privées) ;

• Maîtrise des principaux bailleurs institutionnels et expériences de gestion de cofinancements et montages financiers complexes ;

• Expérience de gestion administrative des ressources humaines ;

• Expérience en pays en voie de développement un plus

Compétences transverses

• Excellente maitrise d’Excel et une appétence tech. en général

• Excellent relationnel car vous serez un acteur central au sein d’une équipe à taille humaine

• Polyvalence et rapidité d’exécution

• Capacité à synthétiser et hiérarchiser les priorités

• De la rigueur, de l’autonomie et de l’initiative

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