QUELLES MISSIONS ?
VOTRE MISSION
Rattaché·e directement au Directeur de l'hôpital, en coordination avec une attachée de direction et une autre assistante de direction, vous assurez la gestion administrative, organisationnelle et la coordination d'informations stratégiques.
Votre rôle : FACILITER LE PILOTAGE DE LA DIRECTION ET OPTIMISER LE FONCTIONNEMENT QUOTIDIEN DE L'ÉTABLISSEMENT.
VOS PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
1. ORGANISATION ET COORDINATION DE L'INFORMATION
* Préparer les ordres du jour et supports de réunion (CODIR, COMEX...).
* Rédiger comptes rendus, relevés de décisions et documents institutionnels.
* Gérer la réception, le tri, l'archivage et la diffusion des courriers et documents.
* Garantir la qualité et la fiabilité de la transmission des informations.
2. TRANSMISSION ET COMMUNICATION
* Être l'interface privilégiée entre le Directeur et les interlocuteurs internes/externes.
* Accueillir et orienter les visiteurs.
* Filtrer et orienter appels et demandes, y compris en contexte d'urgence.
* Maintenir des relations fluides avec l'ARS, collectivités, associations, services hospitaliers...
3. GESTION DES AGENDAS ET PLANIFICATIONS
* Organiser et suivre l'agenda du Directeur.
* Planifier réunions, rendez-vous, déplacements et visites officielles (local, régional, national, international).
* Réserver les salles et préparer la logistique.
4. PRÉPARATION ET SUIVI DE DOSSIERS
* Suivre des affaires spécifiques au service et aux projets en cours.
* Assurer un reporting régulier sur l'avancement.
* Mettre à jour et structurer les ressources documentaires.
5. CONTRIBUTION AUX PROJETS TRANSVERSES
* Participer à des projets institutionnels et à des démarches qualité.
* Proposer des améliorations organisationnelles.
* Encadrer ponctuellement des stagiaires administratifs.
QUELLE FORMATION / DIPLÔME ?
PROFIL RECHERCHÉ : FAITES LA DIFFÉRENCE
* DIPLÔME : BTS Assistant de Direction/Manager ou équivalent.
* EXPÉRIENCE : minimum 3 ans sur un poste similaire, idéalement en environnement hospitalier ou médico-social.
* COMPÉTENCES CLÉS : organisation, discrétion, sens des priorités, réactivité, aisance rédactionnelle et relationnelle.
* ATOUTS SUPPLÉMENTAIRES : connaissance du droit hospitalier, des techniques d'accueil, et du secteur de la psychiatrie.
COMPÉTENCES ATTENDUES :
- Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), prise de notes rapide, rédaction claire et autonome, sens de l'analyse et de la synthèse.
- Excellent relationnel, aisance orale, capacité à gérer des situations délicates, maîtrise des outils de communication.
- Rigueur, anticipation, priorisation, capacité à s'adapter aux imprévus.
POURQUOI NOUS REJOINDRE ?
* RÉMUNÉRATION attractive avec reprise de l'expérience.
* AVANTAGES : 12 RTT/an, self sur place, crèche d'entreprise, télétravail (après 4 mois), avantages du CSE, mutuelle famille, parking gratuit...
* CONTRAT : CDI à temps plein, poste basé à Lyon 8ème.
* HORAIRES :
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