Responsable adjoint service patientèle et facturation h/f

Responsable Adjoint service patientèle et facturation H/F

Situé sur les communes d'Aubenas et de Vals-les-Bains, le Centre Hospitalier d'Ardèche Méridionale (CHARME) est un établissement de proximité spécialisé en Médecine-Chirurgie-Obstétrique ainsi qu'en Soins de suite et de réadaptation. Desservant un bassin de 100 000 habitants et avec une activité en augmentation constante, le CHARME s'inscrit comme l'acteur de santé incontournable du sud Ardèche. Le CHARME dispose de 2 sites hospitaliers : le site Bernard Hugo à Aubenas consacré à la médecine, la chirurgie et l'obstétrique, et le site Paul Ribeyre à Vals-les Bains spécialisé en diabétologie et soins de suite et réadaptation. Y sont également rattachés un IFSI et un CSAPA. Par ailleurs, le CH de Rocher Largentière et l’EHPAD communal de Burzet sont en direction commune avec lui. Le CHARME dispose d’un budget annuel de 90 millions d’euros et emploie plus de 1200 ETP. Le site principal comporte 192 lits actifs de médecine, chirurgie et obstétrique avec :
- Un service d’urgences + SMUR (26000 passages par an)
- 10 lits de pédiatrie et 4 lits de néonatologie
- 17 lits de maternité du niveau 2A (756 accouchements)
- 34 lits de chirurgie (4800 interventions par an)
- 100 lits de médecine dont 8 lits de soins intensifs
- Imagerie médicale, IRM, scanner


Le poste

PRESENTATION DU SERVICE PATIENTELE-FACTURATION
Le service patientèle-facturation est composé de 11 agents du bureau des entrées, 6 agents d’accueil administratif des urgences, 3 standardistes et 3 agents de facturation des EHPADs.
Le service a pour principales missions d’accueillir les patients, de constituer les dossiers administratifs et de facturer l’activité réalisée.
En 2024, le CHArMe a réalisé 22 000 séjours MCO et SMR et 167 000 consultations externes, dont 31 000 passages aux urgences.

PRESENTATION DU POSTE
Liaison hiérarchique
- Direction des Affaires Financières, des admissions et du système d’information
- Sous l’autorité de l’attaché d’administration hospitalière, responsable du service patientèle-facturation et de la chaîne AFR
L’adjoint des cadres du service patientèle-facturation assure la coordination et la supervision de la chaîne AFR, en veillant à la qualité et à l’exhaustivité des données.
Il contribue au bon fonctionnement du service par l’encadrement de proximité et l’animation des équipes qu’il réalise dans un objectif d’amélioration continue du service.
L’adjoint des cadres disposera d’un bureau partagé avec un agent référent du contentieux.

Missions générales
Veiller à la qualité d’accueil des usagers et à celle de la facturation, dans le respect des procédures.
Superviser l’organisation du travail en situation normale ou dégradée.
Communiquer, améliorer les pratiques de facturation et veiller à leur bonne application.
Assurer un rôle d’appui aux équipes et d’encadrement de proximité.
Répartir la charge de travail entre les agents et superviser la complétude des dossiers de couverture sociale.
Traiter et suivre les dossiers de facturation complexes : patients sans couverture sociale et patients payants en totalité.
Former les agents à l’utilisation des logiciels liés à l’admission et la facturation en veillant à l’intégration des nouvelles pratiques de gestion.
Assurer la continuité du service en l’absence de l’attaché d’administration.

Missions spécifiques (en lien avec le responsable du service) :
Gestion du planning, des affectations de poste et du temps de travail.
Conduire une partie des entretiens d’évaluation professionnelle et de formation.
Paramétrer le logiciel métier et optimiser son utilisation.
Participer, en tant que référent métier, à la Cellule Locale d’Identitovigilance (CLIV) et au traitement des situations particulières d’identification.
Participer à certains projets institutionnels et aux réunions associées.
Participer à l’élaboration de procédures et la mise en œuvre du contrôle qualité dans le cadre de la certification comptable.
Contribuer à l’amélioration continue de la chaîne AFR, notamment dans la mise en œuvre du programme SIMPHONIE et des évolutions informatiques.
Gestion des conflits avec les usagers.
Veille réglementaire.


Le profil :

Diplômé de niveau bac+2 dans le domaine administratif, social ou médico-social.
Vous êtes coutumier dans la communication avec les usagers et avec les équipes encadrées. Vous maîtrisez la gestion des plannings et la bureautique.
Au-delà des compétences techniques, nous recherchons avant tout un manager qui ait de l’appétence pour l’encadrement d’une équipe, dans un esprit de management attentif et bienveillant.

Savoirs
- Appétence pour l’encadrement et l’animation d’équipe.
- Bonne résistance au stress et capacité à la gestion des conflits.
- Sens de l’organisation, esprit d’analyse et de synthèse.
- Capacité de réflexion, d’initiative et d’anticipation.
- Dynamisme et force de proposition.
- Aisance de communication et rédactionnelle.
- Discrétion, respect du secret professionnel et de l’obligation de réserve.
- Sens du service public.

Connaissances techniques
- Maîtrise indispensable des outils bureautiques: Messagerie, Word, Excel.
- Dans l’idéal, connaissances du secteur hospitalier et des règles de facturation au sein des établissements sanitaires et des EHPADs.


PERSONNE A CONTACTER
Gilles VARIN, attaché d’administration, responsable du service patientèle-facturation

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