Adjoint administratif polyvalent usld

Le Centre Hospitalier de Saint-Tropez est en direction commune avec le Centre Hospitalier Intercommunal de Frejus Saint-Raphael et l’établissement pour personne âgée dépendante (EHPAD) Peirin de Cogolin. II assure la prise en charge des Urgences et dispose de 167 lits et places d’hospitalisation et d’hébergement. Depuis janvier 2022, il intègre l’établissement d’hébergement pour personne âgée dépendante (I’EHPAD de Grimaud) qui est fusionné avec le Centre Hospitalier. Présentation du service d'USLD : L’Unité de Soins de Longue Durée (USLD) est un service du Centre Hospitalier de Saint Tropez qui accueille des personnes âgées dépendantes et polypathologiques nécessitant une surveillance soignante constante. Sa capacité est de 40 lits répartis en 32 chambres simples, 4 chambres doubles. L’USLD est un service d’hébergement sanitaire pour personnes âgées dépendantes. Avantages : * RTT * Possibilité de restauration sur place le midi (self) * Possibilité de logements temporaires * Parking gratuit * Formation * Remboursement des transports publics à 50% CDI/MUTATION MISSIONS PRINCIPALES * L’agent administratif de l’USLD assure l’accueil des familles. Il est l’interlocuteur privilégié des familles ou mandataires pour les besoins spécifiques aux résidents. * L’agent administratif constitue les dossiers d’admissions pour les futurs résidents en lien avec le service social et le médecin de l’USLD et veillent à la complétude des dossiers. L’agent administratif réalise la facturation des frais de séjour mensuels des résidents de l’EHPAD de Grimaud et de l’USLD * L’agent administratif de l’USLD assure des tâches de secrétariat médical et de secrétariat polyvalent MISSIONS PERMANENTES Accueil/Lien famille : - Accueil et orientation des familles - Communication d’informations en lien avec la vie institutionnelle de l’USLD aux familles (mail, courrier…) - Gestion des procurations lors des scrutins électoraux - Gestion de l’organisation des réunions familles biannuelles Admission : - Gère les demandes d’admission sur VIATRAJECTOIRE et la liste d’attente de l’USLD - Constitue le dossier d’admission (volet administratif et social - Création des dossiers dans Hexagone et insertion des documents administratifs dans Hexagone - Vérification administrative et correction des dossiers Easily - Remise des documents relatifs à l’admission : contrat de séjour/règlement de fonctionnement/livret d’accueil et annexes et intégration dans le DPI Facturation : - Gestion des mouvements des résidents en lien avec les professionnels des services EHPAD Grimaud et USLD - Changement annuel des tarifs et création des débiteurs dans Hexagone - Facturation USLD et EHPAD Grimaud - Suivi et analyse des titres émis - Gestion des contentieux de facturation - Relations Trésorerie, Département Suivi activité : - Participe à l’élaboration et la tenue de tableaux de bord EHPAD-USLD (activité, GMP…) en lien avec la DAF Secrétariat médical : - Prise de rendez-vous médicaux, classements et archivages des dossiers médicaux Secrétariat polyvalent : - Réalisation de demandes de travaux, ou informatiques / Réception et diffusion du courrier interne et externe MISSIONS SPECIFIQUES - Participation à la réalisation d’enquêtes ponctuelles Participation aux travaux de la cadre de la préparation à la certification CONNAISSANCES - Connaissance spécifique de la prise en charge de la personne âgée dépendante - Connaissance du réseau gériatrique (établissements, collectivités territoriales…) - Maîtrise des outils bureautiques / Connaissance et maitrise des protections juridiques SAVOIR-FAIRE - Capacité d’organisation et savoir prioriser les actions - Capacité à gérer les dossiers/situations urgentes de manière appropriée et réactive - Capacité à transmettre les informations - Qualités rédactionnelles - Aptitude à la gestion des conflits et de l’agressivité/Maîtrise des outils bureautiques SAVOIR-ETRE - Sens de l’écoute et de la négociation - Sens des responsabilités - Autonomie et disponibilité - Rigueur et méthode - Sens de l’analyse et esprit de synthèse - Discrétion et intégrité - Etre force de propositions - Capacités à créer du lien entre le différents acteurs, internes et externes à la structure - Aptitude à travailler au contact de personnes âgées aux fonctions cognitives dégradées - Aptitude à la négociation