Assistant.e de direction h/f

Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur du secteur social et médico-social en France : handicap, addictions, asile et intégration, inclusion professionnelle, habitat et santé, Justice, Santé des femmes, santé communautaire… C'est notamment le 1er gestionnaire associatif d'établissements de soins avec hébergement temporaire, et le 2e acteur associatif de la lutte contre les addictions. Sa mission : apporter des réponses concrètes et innovantes aux enjeux de solidarités, en accompagnant inconditionnellement les publics dans leur autonomie, pour faire en sorte que personne ne soit au bout de son histoire, aujourd'hui comme demain. Groupe SOS Solidarités est une association du Groupe SOS. Rejoindre le Groupe SOS, c'est choisir un métier qui a du sens, dans une grande organisation non lucrative qui agit pour le vivre-ensemble, en France et dans le monde. Il se distingue par son audace, son approche entrepreneuriale et l'engagement de ses 22 000 employé.e.s face aux défis sociaux et environnementaux. Employeur engagé, le Groupe SOS défend l'accès à l'emploi pour toutes et tous, indépendamment de l'origine, du genre, de l'orientation sexuelle, de la religion, du handicap ou du parcours de vie. Il valorise et soutient les métiers essentiels à la cohésion sociale, contribuant ainsi à un avenir plus inclusif et durable. Description du poste et Missions Dans un rôle significatif d'appui de la direction de son établissement, l'assistant(e) de direction exerce une mission clef dans l'activité de la structure. Sur des fonctions polyvalentes, elle/il est garant(e) de la bonne organisation de certains évènements : elle/il coordonne les activités administratives, participe à des missions ponctuelles, et appuie plus généralement la direction de l'établissement. Sa proximité avec l'équipe dirigeante l'oblige à la plus grande confidentialité, et l'amène à coordonner un certain nombre d'activités auprès de nombreux interlocuteurs de sa structure. 1) Gérer l'accueil et le standard, dans une posture de bienveillance, d'écoute et de bientraitance à l'égard des personnes accueillies 2) Gestion administrative - Tenue du tableau d'affichage des salariés - Tenue des dossiers du personnel de la structure et du registre du personnel (salariés, bénévoles, stagiaires) - Référent administratif pour le GIE Alliance gestion (préparation des documents à envoyer au GIE Alliance Gestion, suivi des échéances à respecter…), notamment concernant la comptabilité de la structure - Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, compte-rendu à la demande de la direction - Gestion du courrier de l'établissement - Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité 3) Gestion courante - Classement des dossiers et archivage - Gestion des stocks de fournitures, outils de travail pour le personnel (ordinateur, téléphone…) - Réception des commandes - Suivi des contrats de location (bureau, copier, véhicules, communication téléphone et internet, assurance…) et maintenance (sécurité, sécurité incendie, entretien des bureaux etc.) : contrôle des échéances et factures, renouvellement, classement, etc. - Suivi des dossiers d'exonération des taxes et impôts - Gestion et suivi des chèques déjeuner 4) Gestion comptable - Tenue de la caisse - Tenue du journal des dépenses - Récupération des documents comptables - Suivi des factures à payer - Préparation et vérification des documents comptables - Transmission des documents comptables au GIE Alliance 5) Gestion locative du parc immobilier - Premier interlocuteur des propriétaires des logements - Suivi des contrats de location, des paiements (mise en place de mandats de prélèvement) et des quittances - Ouverture / fermeture des comptes EDF, GDF, Eau etc. - Suivi et tenue des outils reporting liés au parc immobilier - Participation à la captation de nouveaux logements adaptés au dispositif - Traiter les réclamations techniques (occupants, tiers, propriétaires, …) et superviser les interventions techniques nécessitant l'expertise de prestataires externes ; Profil recherché Titulaire d'un diplôme de niveau BAC2 minimum (BTS, DUT Secrétariat ou Assistant.e de direction), vous avez acquis une expérience de deux à trois ans dans un poste d'assistant.e de direction. Rigoureux et organisé, vous savez gérer et prioriser les différentes sollicitations qui vous sont faites de manière autonome, tout en rendant compte régulièrement de votre activité. Un excellent relationnel (dialogue, écoute) est nécessaire dans les relations que vous entretenez avec les familles occupantes et les propriétaires. Une bonne connaissance de Word et Excel est appréciée. Notions de comptabilité également. Vous adhérez aux valeurs et au modèle de l'entrepreneuriat social. Permis B obligatoire. Priorité aux travailleurs handicapés à compétences égales. Spécialité : Administration Diplôme exigé : Niveau 5 - (BAC2)