Attaché / attachée de production de spectacles (h/f)

Ce poste est sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du Conseil d'Administration et de l'administratrice. Les missions seront à assurer en lien étroit avec plusieurs interlocuteurs :
- en interne : avec la responsable artistique et pédagogique, la secrétaire pédagogique et administrative, les bénévoles de l'association, les artistes, les professeurs, et le conseil d'administration.
- en externe : les clients professionnels, les fournisseurs, les diffuseurs, les programmateurs et les institutions.
Finalité du poste : assurer la coordination et la mise en oeuvre logistique et administrative des événements pour garantir leur réalisation dans les meilleures conditions.
Champs d'action :
- Spectacles amateurs et spectacles professionnels, à destination du public comme du privé.
- Actions culturelles dans les collèges dont le Trophée d'impro Culture & Diversité
DÉTAIL DES MISSIONS
Production - administratif
- Montage de dossiers de présentation de projet, de dossiers de mécénat et de diffusion.
- Préparation de l'AG annuelle et rédaction de bilans et rapports d'activités.
- Rédaction des contrats et conventions en lien avec les événements du champ d'actions (contrats de cession, coproductions, partenariats, résidences.)
- Réalisation des déclarations et demandes d'autorisations en lien avec les spectacles (débit boisson, SACEM.)
- Suivi des devis et factures et notes de frais liés à la production, à la communication et à l'organisation des spectacles.
Production - événementiel
- Mise en place du planning annuel des activités de l'association avec l'ensemble de l'équipe.
- Gestion de la billetterie en ligne et suivi des réservations.
- Logistique : organisation des déroulés, timings, transports, hébergement, repas, catering et missions logistiques associées (réservations, achats, courses).
- Rédaction des feuilles de route pour l'ensemble des spectacles.
- Coordination des interventions des techniciens.
- Réalisation des RDV de préparation avec les lieux d'accueil et avec les partenaires (associatifs, éducatifs, privés)
- Coordination des bénévoles sur place (accueil, bar, billetterie).
- Préparation et gestion des caisses (billetterie, bar)
Communication
- Mise en ligne des spectacles sur les agendas, sites culturels et billetterie.
- Coordination des prestataires pour la création et la diffusion des supports.
- Mise à jour des supports (plaquettes, flyers, site internet, doc adhérents).
- Maintenance du site internet (mises à jour, sauvegardes).
- Réalisation de mailings et courriers.
- Création et préparation de supports pour les spectacles (cartons de vote, programmes)
- Achat ponctuel d'encarts publicitaires (print et web).
- Planification de la diffusion des supports et gestion des quantités.
- Mise à jour de la base photo et vidéo, coordination de la présence des photographes, envoi et suivi des droits à l'image.
Gestion du lieu et développement de la vie associative
- Accueil physique et téléphonique de la structure et gestion du local associatif.
- Gestion de l'agenda partagé en lien avec les autres membres de l'équipe.
- Réalisation des sauvegardes de la base de données (NAS)
- Prise de relais des actions pédagogiques en cas d'indisponibilité de la référente.
- Prospection et prise de RDV avec les partenaires et institutionnels.
- Participation à la représentation de l'association (événements associatifs, forums.)