Assistant administratif bilingue italien h/f

Le Club Med est né en 1950, de la volonté de deux hommes, Gilbert Trigano et Gérard Blitz. Ils ont inventé un style de vacances inédit : des vacances tout compris dans les plus beaux sites du monde, le bonheur de vivre ensemble et de se ressourcer au contact de la nature ou par le sport. Le Club Med propose à ses clients (ses Gentils Membres, les G.M) une expérience unique de vacances l'esprit libre, grâce à la convivialité et au professionnalisme de ses salariés : les G.O, Gentils Organisateurs, et les G.E, Gentils Employés.

Contexte

Le département Construction fait partie de la Direction DCP (Développement-Construction-Property), dont le rôle est d'identifier au niveau Monde de nouveaux sites pour y implanter de nouveaux villages Club Med, et/ou de voir les opportunités de rénovations, extension sur les villages existants pour développer la capacité hôtelière.

La mission de l'Assistant Administratif, sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Contrôle de Gestion Développement-Construction, consistera :

- À travailler sur le périmètre EMEA (Europe, Moyen-Orient, Afrique),
- En binôme avec le Gestionnaire de Projet, dès la phase de lancement d'un projet, jusqu'à la livraison de celui-ci
- Et en coordination avec les Chefs de Projet sur les spécificités administratives des projets de Construction/Rénovation

Missions

L'assistant Administratif sera responsable des tâches ci-dessous :

1/ Rédaction et/ou vérification des lettres d'engagement : « lettres de mission », « lettres de marchés », « lettres de commandes » (montants, libellés de facturation, documents annexes, devis ; signataires, etc.)

2/ Transmission via Docusign des documents (engagements et DR) pour signature, suivi et archivage selon process interne

3/ Factures Marchés de travaux : suivi et contrôle de la conformité des Demandes de Règlement & Certificats de paiement émis par l'équipe de Maitrise d'oeuvre d'Exécution sur site (MOE) avec les situations de travaux des entreprises en concordance avec les engagements signés

4/ Factures autres (consultants, mobilier, équipement, taxes, etc.) : contrôle des factures et préparation des Demandes de Règlement (DR) en concordance avec les engagements signés

5/ Saisie dans le logiciel interne financier "eBuilder" :

- Des lettres de marché, commandes, contrats, avenants, lettres de mission, etc.
- Des factures avec : a) Report et vérification des informations sur fichiers Excel et b) Vérification de la bonne intégration des factures et suivi des corrections avec la comptabilité et l'IT

6/ Préparation et vérification des lots de règlements mensuels pour chaque projet avec la comptabilité à Lyon

7/ Gestion du volet "assurances" :

- Envoi des emails de demande des attestations d'assurance par projet (consultants et Entreprises)
- Vérification des informations figurant sur les attestations d'assurance RCD « Responsabilité Civile Décennale » : période, types de travaux assurés, montants etc.
- Report des informations sur eBuilder et suivi du tableau Excel correspondant en lien avec le courtier Marsh pour validation

8/ Gestion des Cautions Bancaires :

- Vérification des informations des cautions (libellé, montants, date d'expiration)
- Report/vérification des informations sur eBuilder et suivi du tableau Excel correspondant en lien avec le service Trésorerie et archivage sur Teams
- Courrier des mainlevées en RAR et restitution aux Entreprises avec archivage des récépissés

9/ Plus généralement, scan et archivage de tous les documents traités sur le serveur commun du Département en respectant la codification, l'uniformisation des libellés et l'arborescence des dossiers par projet.

Profil recherché

- Diplôme de niveau Bac +2
- Expérience de 2 à 3 ans (débutant accepté selon profil)
- Maîtrise de l'Italien (écrit, parlé). Anglais souhaité.
- Maitrise d'Excel et Word
- Aisance avec les données chiffrées
- Rigueur
- Confidentialité
- Autonomie et adaptabilité (gestion simultanée de plusieurs projets)
- Bon relationnel et enthousiasme
- Capacité à travailler en équipe

Modalités

- Poste à pourvoir en CDI.
- Basé à Paris La Villette (19e).
- Politique de télétravail actuelle : 8 jours / mois en accord avec le manager et l'équipe ; possibilité de poser une semaine complète tous les trimestres.
- Avantages en nature "Vacances G.O" pour tous nos postes en CDI avec un an d'ancienneté : vacances dans nos Resorts Club Med pour le/la salarié(e) et sa famille ou un accompagnant de son choix.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.