Sous l'autorité de la déléguée régionale de l'URHAJ, l'assistant.e de direction en appui transversal et a pour principales missions de :
1. Participer à l'animation de la vie de l'Union régionale :
- Participer aux temps de travail et de réflexion de l'équipe salariée et aux rencontres avec les administrateur.trices.
- Participer à des groupes de travail nationaux thématiques ou régionaux
- Contribuer à la mise en place de réunions et séminaires
- Assurer la communication courante entre l'Union et ses membres
- Contribuer à la préparation de documents préliminaires à certaines réunions
- Appuyer l'équipe à la gestion de projet
2. Assurer la gestion des formations :
- Assurer le process complet de suivi administratif pour l'ensemble des formations du catalogue annuel de l'URHAJ
- Appliquer les procédures attenantes à la certification Qualiopi dans le cadre de l'organisme de formation URHAJ
- Contribuer à la préparation de l'audit pour l'obtention et le renouvellement de la certification Qualiopi
- Réaliser une veille pour la montée en compétences des membres du réseau
- Assurer une présence pendant les formations mises en œuvre par l'URHAJ : accueil café, apporter et récupérer les documents et le matériel
- Appuyer à la recherche de salles et au lancement du catalogue N+1
3. Assurer le suivi de la gestion quotidienne de l'Union :
- Rédiger et diffuser les comptes-rendus et synthèses de réunions
- Réceptionner, trier, orienter et préparer les courriers/emails
- Gérer une boîte mail partagée
- Gérer l'organisation des déplacements
- Gérer le standard et l'accueil
- Elaborer les dossiers administratifs destinés aux organismes externes et/ou à l'Union nationale
- Suivre les dossiers de demande de subventions de l'UR en lien avec les salarié.es référent.es et la direction
4. Assurer le suivi comptable :
Sous la coordination de la déléguée régionale et en lien avec l'expert-comptable et le commissaire aux comptes :
- Etablir et adresser les factures clients et organiser les relances
- Régler les factures fournisseurs
- Contribuer à la préparation du budget annuel et en suivre l'exécution à fréquence régulière
- Réaliser le paiement et la mise à jour de notes de frais
- Administrer les charges mutualisées du groupement de moyen de fait « Synergie »
5. Assurer le suivi des Ressources Humaines :
Assister le/la Déléguée régionale :
- Dans les processus de recrutement salarié-volontaire-stagiaire
- Pour l'établissement des contrats et DUE
- Le suivi des absences, contrôler les fiches horaires mensuelles et alerter la direction sur la base d'un seuil défini
- Le suivi des dossiers maladie et prévoyance
- Le suivi avec la médecine du travail
- Le suivi des remboursements des frais du personnel par les organismes tiers
- Le suivi du plan de formation de l'équipe salariée
En cas d'absence de la direction :
- Préparer les paies, les faire valider par un membre du Bureau et les enregistrer dans le logiciel dédié ; en assurer la diffusion et le règlement.
Contrat à durée indéterminée à temps plein (35h), période d'essai de deux mois.
Emploi référencé à la CCN de l'Habitat et du Logement Accompagné (HLA) : emploi repère 13. Rémunération brute mensuelle minimum : 1 940 €. S'ajoutera une indemnité mensuelle brute de 140€ et la reprise d'ancienneté (FJT ou ESS). Les salarié.es bénéficient d'un 13ème mois.
Tickets restaurant de 10€ pris en charge à hauteur de 60% par l'employeur, mutuelle complémentaire, remboursement de 50% de l'abonnement de transport.
Date limite d'envoi des candidatures : 02 juin 2024 inclus.
Prise de poste souhaitée : mi-août - début septembre 2024
Lettre de motivation et CV à urhaj@habitatjeunes-aura.org, à l'attention de Mme la déléguée régionale de l'URHAJ Auvergne - Rhône-Alpes
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer un accueil téléphonique,Réaliser la gestion administrative du personnel,Classer des documents,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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