Pref44 - secrétariat particulier du directeur de cabinet et de son adjoint (h/f)

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales:

- Accueil téléphonique
- Gestion de l'agenda, le courrier, la messagerie du directeur de cabinet
- Gestion des agendas, organisation des réunions avec participation ponctuelle à l'événement organisation des déplacements du directeur et de son adjoint;
- Réalisation du tableau des astreintes et permanence semaine et WE des services de l’état
- Gestion des astreintes et interventions de tout le cabinet pour mise en paiement
- Suivi RH (congés, mobilité, entretiens professionnels etc, )
- Mise à jour des arrêtés de délégation de signature DC/DCA et ordre de mission permanent chauffeur et cabinet
- Gestion des permanences et congés du corps préfectoral
- Gestion et suivi budgétaire des frais de représentation et résidence (Directeur de cabinet et son adjoint);
- Gestion et coordination des dossiers cabinet en lien avec les autres services;
- Gestion des parapheurs et ventilation des courriers arrivés en préfecture par voie postale et dématérialisée;
- Participation aux soirées électorales
- Gestion des tampons et cachets en lien avec la référente fraude
- Appui et remplacement au secrétariat particulier du préfet
- Traitement des réquisitions : médecins/officines/Hélismur en lien avec l’ARS, les préfectures et les FSI

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Cabinet

Composition et effectifs du service :

Le cabinet est réparti ainsi:

- Bureau de l’ordre public et des politiques de sécurité: 13

- SIRACEDPC : 8 ,

- Bureau de la coordination et de la représentation: 6

- Service régional de la communication Interministérielle: 6

- Service des polices administratives de sécurité: 14

- chargés de mission: 3

- Garage: 5

Liaisons hiérarchiques :

Directeur de cabinet / Préfet

Liaisons fonctionnelles :

Directeur de cabinet / Préfet