Secrétaire de département (h/f)

RESPONSABILITÉS :

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e secretaire de département – GMP et MP au sein de l'IUT de Reims.
Le ou la secrétaire de département assure le secrétariat administratif et pédagogique du département de formation et aura la charge des missions suivantes :
1. Secrétariat administratif du département
• Assurer l'accueil physique et téléphonique
• Gérer l'agenda de la direction, organiser les réunions et rédiger les convocations
• Traiter le courrier postal et électronique (réception, diffusion, classement)
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs
• Participer à l'organisation des élections (direction, conseil de département)
• Participer aux réunions institutionnelles (prise de notes, rédaction de PV)
2. Gestion financière
• Saisir et suivre les bons de commande
• Gérer les ordres de mission et les états de frais via OMER
3. Secrétariat pédagogique
• Accueillir, informer et orienter les étudiants, alternants, enseignants, vacataires et partenaires
• Assurer le lien entre les usagers, la direction du département et l'équipe pédagogique
• Contribuer à l'élaboration et au suivi des emplois du temps
• Suivre la situation administrative des vacataires en lien avec le service RH
4. Recrutement et suivi des étudiants
• Participer à la procédure Parcoursup (organisation, entretiens, classement)
• Élaborer et mettre à jour les listes d'étudiants et d'alternants
• Affecter les étudiants dans les groupes via APOGEE et l'intranet
• Transmettre les listes aux enseignants
• Recueillir les choix de parcours
5. Suivi de l'assiduité
• Suivre les absences et gérer les justificatifs
• Assurer le suivi des présences des alternants
• Éditer et transmettre les attestations de présence
6. Suivi des notes et des diplômés
• Suivre la saisie des notes dans l'intranet
• Organiser les pré-jurys
• Éditer et transmettre les bulletins de notes et diplômes
• Assurer le suivi des diplômés
7. Stages, alternance et relations entreprises
• Recueillir et diffuser les offres de stage et d'alternance
• Orienter les entreprises, CFA et OPCO vers les interlocuteurs compétents
• Éditer et suivre les conventions de stage
• Organiser les plannings de soutenances (SAE, projets, stages, alternance)
• Participer à la collecte de la taxe d'apprentissage
8. Amélioration continue
• Participer aux audits internes et externes
• Contribuer à l'évaluation des formations
• Suivre les enquêtes de satisfaction et d'insertion
• Participer à l'amélioration des procédures

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances
• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Connaissance des logiciels de gestion universitaire (APOGEE, OMER, ADE...)
Savoir-faire
• Gérer des dossiers administratifs complexes
• Travailler en équipe et en réseau
• Accueillir et informer différents publics
• Rédiger des documents administratifs clairs et structurés
Savoir-être
• Rigueur, sens de l'organisation
• Discrétion professionnelle
• Autonomie et réactivité
• Qualités relationnelles et sens du service public

Contraintes particulières de travail :
Périodes de forte activité lors des rentrées universitaires, examens et jurys
Respect des calendriers administratifs et pédagogiques
Type de recrutement
1 poste à pourvoir dans le département MP
1 poste à pourvoir dans le département GMP
Poste de catégorie C
CDD à pourvoir au 01/09/2025 pour une durée d'un an, renouvelable
Conditions salariales
• Rémunération selon expérience
• Participation à la protection sociale complémentaire
Avantages
• Accès aux services de l'Université : sports, culture et évènementiel, apprentissage des langues
• Comité d'action sociale, prestations sociales de l'établissement et interministérielles
• Lieu de travail moderne et accessible facilement en transports en commun (siège de l'Université à Reims)

Date limite de réception des candidatures : 02 juillet 2025