Alternance - assistant.e de direction h/f la réunion

Accueil & relationnel
• Accueil physique et téléphonique : réceptionner les visiteurs, prestataires ou partenaires.
• Gestion de la relation des prestataires : recueillir leurs demandes, signalements ou besoins, puis transmettre au responsable et/ou aux services concernés.
• Gestion des badges d’accès


Support administratif
• Mise à jour des bases de données (contacts prestataires et dossiers administratifs)
• Rédaction de mails et notes internes
• Suivi du planning : autorisation d’accès (avec le RS dans le cas où nous avons pas reçu le mail).
• Création et suivi des contrats et documents liés aux prestataires
• Classement et archivage papier et numérique


Suivi opérationnel
• Coordination avec les prestataires (sécurité, nettoyage, maintenance, paysagistes, etc.).
• Traitement des signalements (pannes, incidents, anomalies dans le centre) = demande d’intervention/ demande devis par mail ou téléphonique.
• Suivi des interventions techniques et contrôle de leur bonne exécution (en soutien avec le responsable de site et responsable technique)


Communication externe
• Mise à jour des supports d’information (affichages internes parties communes et panneaux signalétiques).


Comptabilité & gestion basique
• Gestion des factures (envoie, contrôle, validation et suivi) – Utilisation des logiciels Altaix, Esker, etc.
• Création des bons de commande, vérification d’intervention et livraisons.
• Correction d’écriture comptable (exemple OD dans ALTAIX).
• Préparation d’éléments pour la comptabilité annuelle (rééditions)


Reporting & suivi d’activité
• Compte-rendu lors des tours de site (mensuelle)