Assistant(e) du secrétaire général

À propos de nous

Créée en 1958, l’Ecole nationale de la magistrature est l’école unique de formation des magistrats de l’ordre judiciaire français. Elle joue un rôle de trait d’union entre savoir-faire et savoir-être, entre les magistrats et les acteurs de la justice et du droit, entre la pratique de la justice et la compréhension de société.

Le secrétaire général, basé sur Bordeaux, exerce une autorité transversale sur des services situés à Bordeaux et à Paris. Le secrétariat général est constitué de six services dirigés par des fonctionnaires ou contractuels de catégorie A : un agent comptable, un chef du service financier, un chef du service des ressources humaines, un chef des services technique et logistique, un chef du service informatique et audiovisuel, un contrôleur de gestion ; ces services sont représentés à l’antenne parisienne par un secrétaire général adjoint


Mission



- Traitement et suivi des dossiers signalés et assistance du secrétaire général : secrétariat, suivi de l’enregistrement du courrier et signature, gestion des déplacements, de l'agenda (prises de rendez-vous, organisation des réunions), accueil téléphonique ;



- Participation à la gestion du Comité social d’administration : élaboration des dossiers, envoi des convocations, prise de notes en tant que secrétaire de séance et rédaction des procès-verbaux à l'issue ;



- Aide au pilotage : participation à la mission générale d’aide au pilotage de l’établissement :

- Participation à la conduite de projets transversaux

- Participation aux rapports, études, audits et évaluations menées par le contrôleur de gestion

- Participation aux groupes de travail autour de la simplification, de l’innovation, de la dématérialisation

- Participation à la mise en place de nouveaux outils de pilotage

- Mise à jour des délégations de signature



- Appui à la politique RSO de l’ENM :

- Animation, en liaison avec la chargée de mission RSO / SST de l’ENM, de la politique RSO ;

- Participation aux groupes de travail dans le cadre de la politique RSO ;

- Actualisation du plan d’actions RSO de l’ENM ;

- Participation à l’organisation d’évènements dans le cadre de la politique RSO



- Vos interlocuteurs métiers

Directions et service de l’ENM. Relations externes avec la Chancellerie et différentes administrations.


Profil

Connaissances

Notion en matière de conduite et suivi de projets

Techniques de secrétariat

Qualités rédactionnelles

Bureautique et outils collaboratifs



Savoir-faire

Appliquer une procédure, une réglementation

Capacités d’analyse

Analyse, rédaction et contrôle

Organisation, rigueur

Autonomie et travail en équipe

Capacité à gérer les pics d’activité

Rendre-compte



Savoir-être

Discrétion professionnelle

Ecoute, sens du service

Poste ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels