Un(e) assistant(e) de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Placé(e) sous l’autorité du Directeur du Parcours de l’Enfant et du Jeune et au sein d’une équipe constituée de trois assistant(e)s de gestion administrative, vous assurez le secrétariat et la gestion courante de la Direction. Missions / conditions d'exercice Activités principales

- Assurer le secrétariat ainsi que la gestion courante de la Direction du Parcours de l’Enfant et du Jeune (appels téléphoniques, accueil des publics, …),
- Accueillir et renseigner le public,
- Traitement des demandes d’inscription aux activités péris et extrascolaires,
- Assurer la facturation des services aux familles,
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction,
- Assister le responsable dans l’organisation du travail d’une équipe ou de la Direction,
- Gérer, suivre et mettre en formes les dossiers administratifs,
- Traiter et gérer les courriers (entrant et sortant),
- Exécuter et suivre les procédures et les décisions administratives,
- Renseigner les différents tableaux de bord.

Activités complémentaires :

- Suivre les différents marchés publics de la Direction,
- Suivi administratif et financier en lien avec les services de la Direction,
- Gérer les dossiers spécifiques (Service Minimum d’Accueil, PAI, dérogations du périmètre scolaire, …),
- Planifier des réunions et l’agenda du Directeur,
- Collaborer à la continuité du service en l’absence des autres collègues. Profils recherchés Titulaire d'un diplôme professionnel ou technique dans les domaines administratifs et du secrétariat, vous justifiez d'une expérience sur un poste similaire d'au moins 2 ans.
Vous faites preuve de rigueur, d'organisation et d'autonomie. Vous êtes à l'aise dans le travail en équipe.
Vous maitrisez les outils de bureautiques " classiques " (Word, Excel, Outlook) et vous savez vous adapter facilement aux logiciels métiers utilisés par la collectivité. À ce titre, des connaissances sur le logiciel Ciril sont fortement appréciées.
Vous possédez de bonnes compétences rédactionnelles.
Des notions sur le fonctionnement de la comptabilité publique (facturation) seront appréciées.