Vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative des rémunérations, du temps de travail et de l'absentéisme pour les vacataires de l'ENSAE Paris ainsi que pour les agents de l'Institut Polytechnique de Paris.
Vous déploierez vos missions autour des activités suivantes :
La gestion administrative des personnels : Constituer les dossiers administratifs : pièces administratives, rédaction des décisions d'engagement
ou contrats (selon le statut),
Recevoir, informer et conseiller les agents sur leur rémunération
Être l'interlocuteur privilégié des agents et des organismes en matière de paie ;
Etablir tous les actes administratifs relatifs à la situation des agents ;
Assurer la fiabilisation des données agents dans le SI paie ;
Préparer les badges d'entrée des personnels ;
Assurer le suivi des maladies et du versement des indemnités journalières ;
Gérer le suivi des visites médicales
Etablir les différents documents de fin de contrats (attestations France Travail.) ;
Saisir les différentes variables de gestion du temps dans l'outil dédié ;
Mettre à jour les tableaux de bord ;
Assurer le suivi de la protection complémentaire des agents (mutuelle)
Assurer le classement de l'archivage (papier et numérique) des dossiers,
Rédiger des procédures, notes et courriers administratifs liés aux vacations.
Contribuer à la rédaction de fiches de procédures précisant les modalités d'exécution de la convention de gestion.
La préparation de la paie à façon des agents :
Réceptionner, contrôler et vérifier les éléments liés à la paie ;
Mise en œuvre de la paie : saisir l'ensemble des mouvements sur les applications dédiées, calculer les régularisations ;
Préparer les pièces justificatives nécessaires au visa de l'agence comptable ;
Assurer les réponses avec l'agence comptable pendant les périodes de contrôle ;
Assister la coordinatrice paie dans sa mission : rendre compte de son activité et de l'état d'avancement de ses dossiers, transmettre les informations particulières.
Les missions transverses :
Participer à des projets RH et contribuer à l'amélioration de l'organisation ;
Remplacer les autres gestionnaires du service, notamment lors des congés ou en cas d'absence afin d'assurer la continuité du service ;
Vous pouvez être amené à contribuer à toute autre activité du service en fonction des priorités.
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