Missions générales
1. Accueil physique et téléphonique
2. Recueil et saisie des données administratives relatives aux patients, avec vérification des informations dans le cadre de l’identito-vigilance
3. Encodage des diagnostics
4. Gestion des documents « Vigilan’S »
5. Archivages et classement de documents
6. Participation aux réunions médicales et infirmières quotidiennes et aux transmissions infirmières quotidienne
7. Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux
8. Gestion de la messagerie informatique, diffusion et affichage de documents interne
9. Gestion des transports sanitaires
10. Gestion des commandes fournitures, papeterie…
11. Traitement des courriers, des dossiers et documents médicaux
12. Programmation et gestion des consultations post-crise
13. Mise à jour des indicateurs du service : recueil des données journalier, exploitation et mise en page des données sous forme de tableaux et graphiques, présentation des statistiques lors de chaque réunion institutionnelle
14. Mise à jour des plannings des médecins
15. Participation et réalisation de comptes rendus lors des réunions institutionnelles, de service
16. Gestion des dossiers en relation avec la commission des usagers
17. Saisie de l'activité des consultations psychiatriques au service des Urgences de l'Hôpital Victor Provo
18. Gestion des dossiers patients du dispositif de la ré-écoute des suicidants
Caractéristiques particulières du poste
Profil recherché :
19. BAC ST2S ou diplôme équivalent
20. Expérience souhaitée en secrétariat médical
21. Dans le cadre de la continuité de service vous êtes en capacité d’assurer l’ensemble des missions dévolu au secrétariat
22. Esprit d'initiative
23. Disponibilité
24. Adaptation rapide et efficace
25. Capacité de travailler en équipe
26. Qualités relationnelles
27. Discrétion professionnelle
28. Sens de l'organisation et des responsabilités,
29. Méthodique
30. Capacités à hiérarchiser et prioriser les activités de secrétariat à réaliser
31. Parfaite connaissance des outils bureautiques (suite Microsoft, outils de gestion Excel, Word) et logiciels institutionnels
32. Connaissance en législation hospitalière et vocabulaire psychiatrique indispensable
Lieu d'exercice :
Affectation principale : Hôpital Lucien Bonnafé - rue de Charleroi – ROUBAIX.
Condition d'exercice :
Poste à pourvoir à temps plein
Vous travaillerez en journée : h/semaine, soit 7h/jour + 1/2 heure de coupure repas
Amplitude horaire : 8h - h du lundi au vendredi hors jours fériés
Responsables fonctionnels / Liens privilégiés
Relations professionnelles :
33. Médecins, cadres de santé et infirmiers pour échanges d'informations et organisation de la prise en charge du patient
34. Secrétariats des différentes structures hospitalières et ambulatoires des 4 secteurs roubaisiens
35. Service des Admissions et du standard
36. Établissements de santé pour prises de rendez-vous extérieurs, renseignements et informations
Compétences attendues et souhaitées
37. Capacité à se former en fonction de l'évolution des métiers
38. Connaissance du projet et du dispositif de soins psychiatrique
39. Connaissance des différents partenaires et de leurs missions.
40. Formations aux outils informatiques, aux procédures administratives.
41. Participation à l’évaluation et l’amélioration des organisations, à la démarche qualité, à l’évolution du projet institutionnel
42. Connaissance de la législation en lien avec la prise en charge des mineurs
Contact
Les candidatures sont à adresser à Madame Isabelle VADKERTI, Directrice Adjointe des Ressources Humaines et des Relations Sociales de de l'Agglomération Lilloise, par courrier : 4, SAINT-ANDRE CEDEX ou par mail :
Les candidats seront reçus en fonction du profil de poste à pourvoir et de leur projet professionnel.
Un CV et une lettre de motivation sont attendus. Les candidatures internes doivent être visées préalablement par le supérieur hiérarchique.
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