Entreprise
Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr
Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
* De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
* Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
* Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
* Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
Poste
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Les plannings des cours et les examens de l’UFR sont organisés par le service des Relations avec les Équipes pédagogiques, l’adjoint·e organise toutes les épreuves écrites et orales de la Licence au Master en étroite collaboration avec le responsable du service et en liaison fonctionnelle avec les enseignants·es et la scolarité en veillant à l’application du règlement des études, des textes en vigueur et au respect des procédures et des calendriers. Les dates précises des sessions d’examens sont fixées chaque année par le Conseil d’administration de l’Université.
L’adjoint·e en gestion administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la structure. Il recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’unité. Il/Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs·rices internes et externes.
Missions principales de l’agent·e :
* Organiser et planifier, en lien avec les enseignants·es et leur équipe pédagogique, les cours magistraux et des travaux dirigés en Licence 1 et 2 en droit (Division A et B : soit plus de 1000 étudiants·es, 19 cours magistraux à positionner en simultané, sur le semestre 1 2024/2025 et 117 groupes de travaux dirigés, sur le semestre 1 2024/2025) ainsi qu’en Licence 3 et Master 1 et 2 économie-gestion ;
* Gérer les demandes d’annulation puis de remplacement de cours ;
* Gérer, en lien avec les enseignants·es, les planifications de galop d’essai et de consultation des copies d’examens (session Décembre et Avril) ;
* Organiser les sessions d’examens de certains Master en économie-gestion ;
* Assurer l’information et l’accueil des enseignants·es sur les questions relatives aux examens (règlements d’examen) ;
* Élaborer, en lien avec les enseignants·es, les calendriers d’examens (en vue de leur diffusion) ;
* Assurer la demande, la réception et l’impression des sujets d’examen ;
* Veiller, en lien avec le pôle appariteurs du SREP, à la préparation matérielle des épreuves (planification et réservation des salles et des amphithéâtres et assurer leur saisie dans l’application Celcat ;
* Organiser, en lien avec le SAVE, les examens des étudiants·es en tiers-temps ;
* Garantir le bon déroulement des épreuves ;
* Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion ;
* Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs·rices internes ou externes concernés·es ;
* Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité ;
* Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers·ères de la structure ;
* Classer et archiver les documents et informations.
Type du contrat : CDD 3 ans
Lieu d'exercice : poste situé à Sceaux
Profil recherché
Connaissance, savoir :
* Maîtrise du logiciel CELCAT et de ses différentes fonctionnalités ;
* Connaissance du règlement des Études et des examens ;
* Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’université et de la composante ;
* Connaissance de l’offre de formation de l’UFR et des maquettes de formation de la filière ;
* Capacité à développer un sens du travail en équipe et une réelle facilité d’adaptation ;
* Dynamisme et volonté de se former et de s’informer ;
* Sens des relations publiques et aptitude au dialogue.
Sens de l’organisation :
* Notions de base des techniques de communication orale et écrite ;
* Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
* Notions de base du domaine concerné ;
* L’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et de ses composantes.
Savoir-faire :
* S’exprimer oralement ou par écrit ;
* Utiliser les modes de communication écrite ou orale (électronique, téléphoniques, ..) ;
* Utiliser les outils bureautiques et le logiciel spécifique de salles d’enseignement (CELCAT) ;
* Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures ;
* Trier, hiérarchiser et classer les informations ;
* Analyser et gérer les demandes d’information ;
* Gérer la confidentialité des informations et des données ;
* Travailler en équipe et en relation partenariale ;
* Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres ;
* Enregistrer les messages et rendre compte.
Savoir-être :
* Faire preuve de sens du travail en équipe ;
* Devoir de réserve ;
* Rigueur extrême compte tenu des enjeux qui ne tolèrent aucune approximation ;
* Confidentialité et contraintes inhérentes au calendrier d’examen ;
* Faire preuve de disponibilité, notamment en période de hautes activités ;
* Faire preuve d’adaptabilité et de polyvalence ;
* Faire preuve de rigueur et d'investissement.
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