L'équipe est composée de 20 personnes avec qui vous êtes amené(e) à travailler au quotidien et sous la responsabilité du Chef de Service relation usagers et adjoint au directeur.
Vos missions principales seront :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, gestion de l'agenda :
Assurer l'interface entre le Directeur et les autres services et les partenaires extérieurs
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
Assurer le suivi des agendas de la direction et du calendrier des différents évènements
-Préparer des différentes réunions et réalisation des comptes rendus :
Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique
Assurer la réservation des salles, matériels...
Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions de la direction
Réaliser des recherches documentaires diverses
Assurer la prise de notes et la réalisation des comptes rendus
- Constituer et préparation des dossiers :
Élaborer des documents nécessaires à la constitution des dossiers
Assurer le suivi des dossiers (respect procédures, vérification, respect des délais)
Rédiger des notes, synthèses, documents.
-Coordonner les activités du secteur, de la direction:
Assurer le suivi des absences, des déplacements
Assurer le traitement du courrier
Participer à la création, l'harmonisation, la mise à jour d'outils de gestion internes;
-Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes pour fluidifier le fonctionnement
Assurer les corrections de formes des notes, courriers, rapports budgétaires, documents divers
Réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord
Saisir et mettre à jour les bases de données
-Assurer la diffusion des communications et des informations et assurer la gestion des boîtes mails génériques
-Veiller au respect des délais et échéanciers de l'institution
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