Secrétaire médico-sociale (h/f)

L'Institut Médico-Éducatif (IME) recrute, dans le cadre du remplacement d'une salariée absente, un(e) Secrétaire médico-social(e) diplômé(e) en CDD à terme imprécis, à compter du 1ER JUILLET jusqu'au 17 JUILLET puis reprise le 20 Aout

Diplôme requis : Diplôme de Secrétaire médico-social(e)
Type de contrat : CDD à terme imprécis -35h semaine-
Date de prise de poste : Début juillet
Rémunération : Selon la Convention Collective Nationale du 15 mars 1966 (CCN 66), en fonction de l'ancienneté et des dispositions conventionnelles applicables.

Missions principales
Accueil
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'IME : prise de messages, transmission des informations et orientation des interlocuteurs.
- Assurer le suivi des courriels et leur transmission aux personnes concernées.
- Enregistrer et distribuer le courrier entrant et gérer l'expédition du courrier sortant.
Gestion administrative et suivi des dossiers
- Tenir le registre des présences et absences des jeunes accueillis.
- Communiquer quotidiennement le nombre de repas à la cuisine.
- Signaler les absences aux chefs de service et contacter les familles afin d'en connaître les motifs.
- Constituer et assurer le suivi des dossiers administratifs des jeunes admis.
- Assurer le suivi des dossiers MDPH (premières demandes, renouvellements, mises à jour).
- Maîtriser et utiliser le logiciel Via Trajectoire (commissions d'admission, entrées et sorties).
- Envoyer les dossiers de pré-rentrée et assurer le suivi des pièces administratives en relançant les familles si nécessaire.
- Alimenter, traiter et organiser le dossier unique de l'usager.
- Classer les dossiers des jeunes sortis et assurer leur archivage en lien avec les archives départementales.
- Mettre à jour les différents documents relatifs aux jeunes accueillis (répertoire téléphonique, échéances MDPH, composition des groupes, etc.).
- Mettre en forme et transmettre les bulletins semestriels.
- Élaborer les circulaires en collaboration avec les responsables de service et en assurer la diffusion aux familles.
- Effectuer les déclarations d'accidents des jeunes auprès des organismes d'assurance.
- Établir, transmettre et suivre les conventions de stage des jeunes accompagnés.
- Réaliser les devis et factures des ateliers de l'IMPro.
- Saisir, traiter, classer et mettre en forme les documents professionnels.
Lien institutionnel
- Préparer les commissions d'admission et assurer le suivi des décisions prises.
- Participer à la mise en forme du rapport d'activité annuel.
- Dans le cadre du Conseil de la Vie Sociale : envoyer les convocations, recueillir les questions, accompagner les jeunes participants et rédiger les comptes rendus.
- Participer aux réunions de service, d'analyse des pratiques et aux réunions institutionnelles.
Profil recherché
- Titulaire du diplôme de Secrétaire médico-social(e) ou autre avec forte expérience
- Appétence pour le travail au sein d'une équipe pluridisciplinaire.
- Sens de l'organisation et autonomie dans la gestion des priorités.
- Capacités d'adaptation et d'initiative.
- Respect de la confidentialité et sens de l'éthique professionnelle.
- Volonté de s'inscrire dans une démarche d'amélioration continue de la qualité du service.