Missions principales
Assurer un soutien administratif à la responsable en charge de Finances et notamment la gestion et le suivi des financements extérieurs, le suivi du foncier, la gestion des sinistres et le suivi des dépôts de plaintes.
Soutien administratif au service Finances
Assurer le secrétariat du service, à savoir la gestion des mails, la préparation des convocations, le suivi du parapheur électronique, la mise en ligne sur ACTE.
Apporter un appui administratif à la responsable Finances dans la préparation des notes, rapports et tout autre document en lien avec service,
Renseigner les tableaux de suivi financier, créer des tableaux de bord sur la base des tableaux existants,
Préparer les documents relatifs au fonctionnement des régies, suivre le calendrier des évolutions tarifaires en lien avec les services,
Constituer les Archives papier, les archives numériques
Gestion des demandes de financement
Gérer et suivre les procédures de demandes de financements, incluant l'intégration des dossiers sur les plateformes dédiées et leur traçabilité
Assurer l'interface entre les financeurs, le service Finances et les directions concernées
Veiller sur le respect des échéances en lien avec l'avancement des opérations
Suivi du foncier
Assurer le suivi des mutations de biens, classer les actes, suivre les dossiers de divisions - fusion,
Mettre à jour les outils de suivi,
Mettre à jour le tableau de suivi des taxes foncières, gérer les demandes de dégrèvement
Assurer la traçabilité des couvertures assurantielles des occupants
Gestion des sinistres
Tenir à jour les parcs assurés patrimoine et automobile - en relation avec le service technique et les assureurs
Assurer la gestion administrative des dossiers amiables relatifs aux sinistres, de l'enregistrement du dossier à sa clôture
Missions secondaires
Assurer, en l'absence du référent commande publique, le secrétariat du service.
Apporter un soutien administratif au référent Affaires Juridiques dans le cadre de dossiers en contentieux.
Assurer le suivi et le classement des dépôts de plaintes.
Associer à l'élaboration du référentiel d'archivage du service.
Profil recherché
Formation souhaitée et expérience :
Vous êtes titulaire d'un Bac et/ou justifiez d'une expérience significative sur un poste similaire dans une collectivité territoriale
Connaissances et savoir-faire :
Vous justifiez d'une solide connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Vous avez une réelle pratique de la gestion administrative et des méthodes de classement et d'archivage.
Vous maîtrisez la bureautique (Excel, Word, Powerpoint) et les outils collaboratifs (SharePoint, agenda partagé, planner.) et faites preuve d'adaptabilité dans l'appropriation de nouveaux outils logiciels.
Vous maitrisez les tableurs pour optimiser le traitement et l'interprétation des données
Qualités et savoir-être :
Vous savez faire preuve de réactivité et de polyvalence.
Vos qualités d'écoute et de reformulation vous permettent de comprendre rapidement les attentes liées à vos missions
Votre adaptabilité sera un atout, dans un contexte organisationnel en mutation, vous devrez faire preuve de flexibilité cognitive et avoir la capacité d'accueillir les changements comme des opportunités.
Vous êtes reconnu(e) pour votre aisance rédactionnelle et organisationnelle, votre efficacité et votre réactivité, et vous apportez méthode, rigueur et discrétion dans l'exécution et le suivi des tâches
Informations sur le poste
Candidater avant le : 22 mai 2026
Recrutement prévu pour : mi juin 2026
Type de recrutement :
Agent de catégorie C, adjoint administratif principal de 2ème classe,
Recrutement par voie de mutation, détachement, liste d'aptitude ou éventuellement contractuel,
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Temps complet à 35h/semaine, possibilité de télétravail
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