Responsable de scolarité (h/f)

RESPONSABILITÉS :

L'URCA recrute un·e responsable de scolarité pour l'Institut EXEBIO.
Sous l'autorité de la directrice de l'institut EXEBIO, en lien étroit avec le président de l'institut, le.la responsable de scolarité aura la charge d'organiser l'activité du service de la scolarité et d'encadrer le travail du personnel administratif (1 agent) en veillant à l'application de la réglementation et en organisant la gestion administrative et pédagogique des étudiants de Licence, Master, et Master Erasmus Mundus, le plus souvent internationaux, et des étudiants inscrits dans les formations courtes (Winter et Summer Schools) portées par l'Institut EXEBIO.
Cette mission se décline en plusieurs activités, réalisées en français et en anglais :
Mission 1 : Pilotage et encadrement du service
Organiser et planifier l'activité annuelle (rentrée, examens, jurys, diplomation) ; structurer le plan de charge et les échéanciers ;
Encadrer, animer et accompagner la montée en compétences des gestionnaires ;
Formaliser et diffuser les procédures

Mission 2 : Gestion du parcours étudiant et dossiers complexes
Garantir un accueil de qualité et une information fiable
Veiller à la conformité des actes de scolarité et au respect des textes

Mission 3 : Examens, jurys et diplomation (conformité pédagogique)
Établir et publier les calendriers d'épreuves (toutes sessions) ; organiser la logistique des examens et l'accessibilité des aménagements.
Organiser les jurys (convocations, secrétariats) ; sécuriser la chaîne des notes, procès-verbaux et décisions.
Suivre la diplomation (attestations de réussite, contrôle qualité des données diplôme) et gérer les situations litigieuses avec la direction et les services centraux.

Mission 4 : Offre de formation, maquettes et emplois du temps
Modéliser l'offre dans le SI scolarité (Apogée : structures d'enseignement, MCC, règles de calcul) ; mises à jour lors des évolutions et campagnes d'accréditation.
Contribuer aux dossiers d'évaluation/accréditation et aux documents de référence
Coordonner la construction des emplois du temps et la réservation de salles (CELCAT) en lien avec les équipes pédagogiques.

Mission 5 : SI scolarité, qualité des données et coordination transversale

Mission 6 : Appui aux gestionnaires de scolarité dans la gestion administrative
Assurer la continuité des activités administratives de scolarité en cas d'absence ou de surcharge d'un ou des gestionnaires ;
Prendre en charge au besoin le suivi administratif des étudiant·es du périmètre concerné.

PROFIL RECHERCHÉ :

De formation Bac +4, il/elle devra posséder les savoirs, savoir-faire et savoir-être suivants :
- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur, LMD, règlement
des études, modalités de contrôle des connaissances (MCC).
- Connaissance des processus de scolarité (inscriptions, examens, jurys, diplomation)
et des circuits décisionnels.
- RGPD et confidentialité des données.
- Management d'équipe, planification/organisation des pics d'activité et conduite
du changement.
- Maîtrise d'un SI scolarité (Apogée) et d'outils associés (ESUP-Stage, CELCAT) ;
très bonne pratique des tableurs (tableaux croisés, contrôle de cohérence).
- Maîtrise des plateformes de candidature (Parcoursup, MonMaster, eCandidat).
- Rédaction de procédures, notes et communications ; capacité à sécuriser les flux d'information et à formaliser les décisions.
- Rigueur, sens du service public, fiabilité et discrétion.
- Esprit d'initiative, résolution de problèmes, pédagogie et écoute.
- Capacité à travailler en transversal, diplomatie.
- Capacité d'échange et de synthèse à l'oral et à l'écrit en français (C2)
et en anglais (B1/B2)

Contraintes Particulières
o Pics d'activité en périodes de rentrée, examens, jurys ; amplitude horaire ponctuelle.
• Respect strict des calendriers institutionnels et des échéances réglementaires.

Conditions :
Poste de catégorie A, à temps complet.
Rémunération selon expérience
CDD de 1 an renouvelable
Possibilité de télétravail (1 à 2 jours par semaine) sous conditions d'ancienneté dans le poste
Rejoignez-nous !
Choisir EXEBIO, c'est intégrer l'URCA, une université dynamique, ambitieuse, innovante, ancrée sur son territoire et ouverte à l'international.
C'est aussi :
o contribuer à la qualité de vie et à la réussite de nos étudiants et favoriser
le développement des projets d'excellence en recherche
o bénéficier des services de l'université : sports, culture et évènementiel, apprentissage des langues
o et du comité d'action sociale, des prestations sociales de l'établissement
et interministérielles

Date limite de réception des candidatures : 14/05/2026