Description de la mission
Activités classiques de fonctionnement dun secrétariat :
1. Agenda, téléphone, accueil, saisie et mise en forme de divers documents
2. (programmes, documentation pédagogique, réponses à appels doffres,
3. courriers, tableaux statistiques, etc.), photocopies, fournitures, classement, archivage, etc.
Accueil et suivi commercial :
4. Relations avec les clients et les prospects, renseignements, orientation, envoi de programmes sur demande, relances téléphoniques ; relecture de brochures de programmes ; Accueil présentiel et orientation des clients;
5. constitution administrative et mise en forme des dossiers et devis de réponse aux appels doffres et consultations ;
6. réception et suivi des candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes.
Gestion administrative des clients, des stagiaires et des intervenants :
7. Inscriptions, établissement des conventions de formation, confirmations, contrats, convocations ;
8. relation avec les intervenants en appui du (de la) chargé(e) de mission : collecte et assisante à la rédaction des programmes et de la documentation pédagogique, confirmations, dossiers administratifs ;
9. suivi de la scolarité et des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes avec les organismes de co-financement ;
10. entretien de la base de données des clients, des prospects et des intervenants.
Support à lorganisation et au suivi des sessions de formation en coordination avec le pôle support :
11. Planification, réservation des salles, reprographie, organisation des entretiens de sélections et épreuves finales des cycles diplômants et certifiants ;
12. Accueil des clients et étudiants, recueil des présences, traitement des évaluations des actions de formation.
Participer ponctuellement à des projets transverses.
Profil
13. De formation Bac + 2, vous bénéficiez d'une expérience significative réussie sur une fonction similaire, et idéalement dans le secteur de la formation continue ;
14. Anglais et autre langue étrangère, le cas échéant ;
15. Connaissance des dispositifs de formation professionnelle.
SAVOIR-ÊTRE
16. Adaptabilité
17. Capacité à communiquer, aisance relationnelle
18. Polyvalence
19. Reporting, capacité à faire remonter linformation sur son activité
20. Sens de l'organisation, rigueur
21. Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services
SAVOIR-FAIRE
22. Capacités rédactionnelles
23. Outils bureautiques/web et logiciels métier
24. Sens du service commercial et de l'accueil
Avantages :
25. 40 jours ouvrés de congés payés par an
26. Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
27. Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable ( /an)
28. Titres Restaurant
29. Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
30. Offre sociale et culturelle du CSE
Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
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