Sous la responsabilité d'une archiviste le stagiaire aura pour principales missions :
Piloter le projet de refonte de l'arborescence:
- planifier les tâches,
- coordonner les parties prenantes,
- rédiger des rapports et livrables.
Réaliser un diagnostic de l'arborescence actuelle :
- analyser les techniques existantes (identification des volumes, doublons, formats, redondances à l'aide du logiciel treesize),
- recueillir les besoins et attentes des agents (entretiens, questionnaires),
- évaluer les besoins fonctionnels.
Proposer un plan d'action pour le nettoyage et la refonte de l'arborescence :
- élaborer des scénarios,
- proposer une arborescence cible cohérente avec les missions du service,
- réaliser des préconisation pour le nettoyage et la migration des données.
Anticiper l'archivage électronique :
- apporter une réflexion sur la mise en place de flux documentaires (automatiques ou manuels) vers le système d'archivage électronique (SAE),
- faire des recommandations pour la mise en œuvre progressive de bonnes pratiques.
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