Responsable etat civil, demarches administratives et citoyennes h/f

RESPONSABILITÉS :

ACTIVITES PRINCIPALES
• Responsable de l'état civil, des démarches administratives et citoyennes, il garantit l'appui technique dans ces trois domaines d'activité.
• Il est officier d'état civil délégué, rédigeant, instruisant les principaux actes d'état civil.
• Il assure le management de proximité de l'équipe affectée au service. A ce titre, il a la charge de l'organisation et fait le lien entre l'équipe et la Directrice du Service.
• Il est le régisseur titulaire de la régie de la quête des mariages.

AUTRES ACTIVITES
1- Garantir l'appui technique en matière de démarches administratives, citoyennes et d'état civil
• Garantir le respect des textes
• Garantir la qualité de l'accueil des usagers
• Garantir les délais de gestion des demandes des usagers
• Sécuriser les documents délivrés en matière d'état civil
• Veiller à l'application de la règlementation, des procédures et à l'utilisation des outils mis en place
• Accompagner techniquement les agents pour la gestion des cas les plus complexes

2- Assurer le management de proximité des agents du Service
• Procéder à l'évaluation annuelle des agents du service
• Préparer le planning des présences
• Accompagner les agents dans la professionnalisation et l'évolution de leurs postes de travail
• Accompagner les agents dans la démarche d'amélioration continue

3- Organiser les activités du service
• Planifier les activités : état-civil, démarches administratives et citoyennes
• Définir les créneaux des rendez-vous des usagers liés aux démarches administratives
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers en fonction des besoins

4- Assurer l'interface avec la Directrice
• Rendre compte de l'activité du service
• Remonter les difficultés rencontrées par les agents dans la mise en œuvre quotidienne des procédures, le traitement des dossiers et les relations avec les autres directions et services extérieurs
• Proposer à La Direction toute mesure susceptible d'améliorer la qualité du service pour répondre aux objectifs
• Proposer des actions en vue d'améliorer la qualité dans le cadre de la démarche d'amélioration continue
• Célébration des mariages à titre exceptionnel en remplacement d'un agent de l'équipe.
• Assure la gestion du cimetière en lien avec la conservatrice en l'absence de la Directrice.

PROFIL RECHERCHÉ :

SAVOIRS
• Connaître et appliquer la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service notamment en matière :
• D'état civil, (code civil, IGREC)
• Citoyen (recensement militaire et élections (code électoral))
• Affaires Générales : CNI, passeports,
• Démarches administratives (Taxi, débits de boissons, cartes de résidents...)

• Maîtriser les outils informatiques, logiciels métiers (état civil, élections, stations biométriques)
• Connaître l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Accueillir, renseigner le public et gérer les comportements difficiles
• Savoir animer une équipe. Management.

SAVOIRS-FAIRE
• Capacité à rendre compte
• Capacité à anticiper les besoins des usagers
• Capacité à animer une équipe
• Capacité à contrôler le travail de l'équipe
• Capacité à faire des propositions, savoir analyser les problèmes et proposer des solutions.
• Qualités d'expressions écrites et orales,
• Rédiger des courriers, mettre en forme et présenter des dossiers, tri, archivage
• Savoir gérer son temps,
• Savoir détecter les anomalies ou dysfonctionnements et les signaler au responsable.

SAVOIRS-ETRE
• Autonomie, rigueur, efficacité,
• Neutralité, devoir de confidentialité
• Sens aigu du service public et du travail en équipe. Respect de la hiérarchie
• Avoir des qualités relationnelles et d'écoute,
• Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pic d'activités liées à la clôture des listes électorales, préparation des scrutins électoraux).

Temps de travail : 39h10 hebdomadaire
Congés : 25 jours de congés annuels + 22 RTT
Contraintes : Travail en nocturne jusque 19h (un jeudi sur deux) et permanences le samedi matin (un samedi sur deux)

Rémunération et avantages :
Statutaire ■ Régime indemnitaire ■ prime équivalente à un 13e mois (attribuée au terme de 6 mois de carence pour les agents non titulaires) ■ Participation mutuelle et prévoyance ■ Politique dynamique en matière de formation ■ Collectivité adhérente au CNAS ■ Amicale du personnel ■ Participation à hauteur de 75% des frais de transports en commun ■ Dispositif Santé Vous Bien (programme de cours sportifs gratuit durant la pause méridienne)
=> Poste ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratif et rédacteurs par voie de mutation, de détachement ou contractuelle (CDD de 12 mois/renouvelable), à pourvoir dès que possible.