Sous la supervision du Responsable administratif et financier les misions de l'office manager seront : Services généraux & gestion des locaux Gestion des fournitures administratives, papier, matériel IT et copieurs, petit mobilier, consommables type boissons, café, etc. Supervision des services confiés aux prestataires de l'agence type en charge de maintenances diverses, ménage, intervention technique, petits travaux. Suivi de la vie des contrats de prestation de service et fourniture, dénonciation, renouvellement, mise en concurrence et sélection des fournisseurs et prestataires. Suivi des demandes de déplacement (voyages, taxis, etc.et suivi des refacturation client. Informatique & télécommunications Assurer la disponibilité du matériel et des paramétrages des postes informatiques pour les nouveaux arrivants et leur accès au réseau de l’agence et superviser les départs. Interface avec le prestataire IT (maintenance, réseau, cybersécurité). Ressources humaines Gestion de la collecte des documents liées aux arrivées et aux départs Mise à jour des processus d’onboarding et d’offboarding. Etre un relai RH auprès de l’équipe et auprès de la direction Suivi des plannings des équipes (congés, télétravail absence). Hospitality manager Organisation d’événements internes, moments de convivialité team building et autres actions clients. Gestion Suivi d’un budget des dépenses des prestataires et fournisseurs. Vérifier l’assiduité et la bonne analytique de la saisie des frais refacturable Pointage des factures fournisseurs générées par l’activité de l’office manager Premier point de contrôle avant validation des notes de frais des équipes Expérience confirmée en office management, ou gestion support en agence de communication, cabinet d’avocats, cabinet de conseil ou entreprise de services ou environnement exigeant. Polyvalence, sens du service, gestion des priorités et autonomie. Solides compétences organisationnelles et capacité à piloter plusieurs projets simultanément. Aisance relationnelle et à manager, discrétion, sens de la confidentialité. Connaissance des environnements IT et appétence pour l’amélioration des process. Solide connaissance, du pack office (Word Excel et Powerpoint) Des notions de comptabilité et de facturation clients seront de véritables atouts Notre client, une agence de communication prémium luxe en B2B recherche son Office manager. Le poste est basé à Paris et sera sous la responsabilité du RAF.
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