Responsable administratif et financier (h/f)

Les missions :
Sous la responsabilité du CA de l'association gestionnaire et par délégation du Directeur,
coordonner le bon fonctionnement du Pôle administratif
Gestion des ressources humaines :
-Suivi administratif courant : planning du personnel, congés absences, formation, préparation
contrat de travail, mutuelle, prévoyance, SylAé etc….
Gestion financière, en relation étroite avec l'expert-comptable et le commissaire aux comptes
En lien avec l'élue aux finances de JSF,
-Elaborer, avec le directeur, des tableaux de bord nécessaires au bon suivi des finances de
JSF. Préparer les travaux de fin d'exercice.
-Etablir les documents relatifs à la paye (établir les variables mensuelles) et assurer le lien
avec notre gestionnaire paie.
-Assurer le lien régulier avec la banque, notamment en ce qui concerne la gestion de la C.B et
les versements.
-Accompagner les différents référents d'activités dans la gestion de leurs budgets.
-Assurer, en lien avec les référents pédagogiques, le suivi administratif des dossiers des
demandes de financement. (Carsat, ARS, CAF, Dauphin, démarches simplifiées, Mairie …)
-Contrôler mensuellement les livrets analytiques et le grand livre avec l'expert-comptable
-Superviser le suivi des paiements, facturations et encaissements.
-Assurer le suivi des outils de pilotage : plan de trésorerie, tableaux de bord, suivi de
subventions ;
-Participer à l'élaboration du budget prévisionnel ;
- Assurer le suivi des écritures comptables avec le cabinet d'expertise comptable externalisé
Organisation administrative :
-Structurer l'organisation numérique des projets en lien avec la compta analytique
-Superviser la production de statistiques de fréquentation des activités du Centre Social
-Participer aux réunions de coordination d'équipe de secrétariat et coordination des pôles
-Classement des documents administratifs.
-Assurer le suivi de l'application des mesures de sécurité et du cadre réglementaire (document
unique, contrats d'assurance, contrats d'entretien ).
Gestion administrative des activités
-Élaborer annuellement les rapports d'activités des projets en lien avec les référents de Pôle.
-Suivre et évaluer mensuellement les actions subventionnées des pôles d'activités du Centre
en lien avec leurs référents. Les inscrire sur les différents portails (en ligne) des partenaires.
-Assurer le reporting et la transmission des travaux et dossiers en cours au Directeur pour
validation avant envoi.
-Participer à la production de statistiques de fréquentation des activités du Centre Social
Communication
-Participer au bon fonctionnement et le suivi de la communication du centre social
- Superviser le traitement du courrier (réception et diffusion interne)
- Participer à différents temps forts de l'association