En tant qu'Assistant(e)de la Direction de la Coordination Générale des Soins, votre mission principale sera d'organiser le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service, de suivre les dossiers du secrétariat de la direction de la coordination générale des soins. Vous organiserez la gestion logistique (organisation de réunions, déplacements professionnels…). Les activités principales du poste : Accueil physique des professionnels Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées (préparation des documents en lien avec la réunion) Préparation et suivi des dossiers Prise de notes, frappe, rédaction des comptes rendus, mise en forme de documents, rapports, courriers, tableaux Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports Prise de rendez-vous, tenue des agendas électroniques et des plannings d’activité au regard de la fonction de chacun, de la responsabilité des dossiers et d’une vision croisée, réservation des salles. Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Anticipation et alerte en fonction des anomalies Gestion des fournitures du service et matériels du bureau (photocopieuse, fax, commande/ prestations café) Suivi des stages préprofessionnels Suivi du recrutement des infirmiers Suivi des formations socles des nouveaux recrutés infirmiers Vos conditions particulières d'exercice : Temps de travail : 7h40 Amplitude horaire : 8h30 / 17h00 Vos avantages : Parcours d’intégration, de formation, d’accompagnement professionnel au travers de la mutation et de la promotion professionnelle Idéalement situé à proximité de commerces 28 CA RTT (possibilité de dépôt sur un CET) 2 crèches sur le site de Nîmes Inscription possible au Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS, opérateur gérant l'action sociale en faveur des personnels hospitaliers) Points de restauration sur le site de Caremeau : restaurant du personnel, cafétéria (pour les usagers et agents) et distributeurs de repas en barquettes Accessibilité : à 5 min de l’autoroute, 40 min des plages et des montagnes cévenoles, 30 min de Montpellier. Desservi par les bus, le trambus T2 (remboursement possible à hauteur de 75% de l'abonnement à un service de transport en commun), application de covoiturage du CHU et parking dédié Accès aux vélos en libre-service de Nîmes Métropole "NemoVélo" avec une station présente sur le site de Caremeau Votre profil : Connaissance maîtrisée de l’outil informatique et des logiciels de bureautique. Secrétariat et gestion administrative Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III) Idéalement, expérience antérieure dans le domaine du secrétariat. Vos compétences : Savoir-faire et savoir-être requis : Être à l’écoute, savoir reformuler les informations reçues pour comprendre et restituer Comprendre, organiser et mettre en œuvre les actions demandées avec un sens pertinent des priorités Savoir identifier et hiérarchiser les tâches Accueillir, orienter et renseigner des personnes, des groupes, des publics Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, C-Page, Outlook,…) et les technologies de l’information et de communication (TIC) Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier, tableaux excel…) S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés Travailler en équipe pluridisciplinaire/ en réseau Traiter les dossiers et les informations avec confidentialité et faire preuve de discrétion en respectant l’obligation de réserve Posséder une bonne maîtrise de soi pour maintenir une qualité de travail constante et pour gérer les imprévus et demandes urgentes Savoir anticiper les besoins et se montrer réactif face aux diverses sollicitations Avoir une connaissance fonctionnelle de l’établissement et de l’organigramme.
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