Chargé d’accueil téléphonique et de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous l’autorité de la Chef de service Etat Civil Population, vous aurez pour missions principales :
Gestion du standard téléphonique de la Ville et de la Communauté d’Agglomération de Haguenau :
•Recevoir les appels téléphoniques
•Renseigner les usagers
•Orienter les appels vers le service concerné ou transmettre les messages téléphoniques

Affranchissement et expédition du courrier :
•Assurer le tri du courrier sortant
•Procéder à l’affranchissement des plis

Accueil des transporteurs et autres partenaires :
•Réceptionner les colis déposés par les transporteurs
•Remettre les plis spéciaux en vue de leur distribution par un prestataire de service extérieur
Gestion de la comptabilité afférente au courrier :
•Saisir les documents comptables (bons de commande et factures)
•Gérer la refacturation
•Suivre les contrats des boîtes postales et de la machine à affranchir
Assistance à la gestion du budget du service :
•Enregistrement des documents comptables
•Mise en paiement des factures
•Clôturer les engagements en fin d’exercice
Interventions en lien avec les autres équipes du service :
•Gestion du courrier entrant
•Accueil du public Missions / conditions d'exercice Sous l’autorité de la Chef de service Etat Civil Population, vous aurez pour missions principales :
Gestion du standard téléphonique de la Ville et de la Communauté d’Agglomération de Haguenau :
•Recevoir les appels téléphoniques
•Renseigner les usagers
•Orienter les appels vers le service concerné ou transmettre les messages téléphoniques Profils recherchés Profil :
•Expérience similaire souhaitée
•Bonne capacité d’expression orale
•Maîtrise de la communication téléphonique
•Maîtrise des règles comptables
•Esprit d’équipe, sens de l’écoute, qualités relationnelles
•Rigueur, organisation
•Réactivité, capacité à gérer des priorités et des imprévus
•Maîtrise des outils informatiques
•Autonomie et disponibilité
•Discrétion professionnelle