Assistant(e) administratif h/f

Description de la mission

Dans le cadre dun congé maternité, le médialab recrute pour 3 mois entre septembre et décembre un(e) Assistant(e) administratif. Rattaché(e) au Directeur du médialab, et hiérarchiquement sous la responsabilité du Secrétaire Général du centre, il (elle) devra notamment assurer les fonctions suivantes de soutien administratif aux membres du laboratoire en coordination avec la Gestionnaire Administrative et Financière du laboratoire :

1. Réception et distribution du courrier ;
2. Accompagnement et soumission des réservations de déplacements professionnels ;
3. Préparation et soumission des demandes de remboursement de frais ;
4. Commande des fournitures de bureau ;
5. Réservation de salles en coordination avec le service planning de Sciences Po ;
6. Suivi et organisation des réunions hebdomadaires du laboratoire le mardi midi ;
7. Accueil et suivi des nouveaux arrivants (rassemblement des documents, création de badges et adresses e-mail, recensement dans les outils internes, etc.) ;
8. Suivi des feuilles de temps nécessaire aux reportings des projets européens.

Profil

9. Formation supérieure de niveau Bac avec une première expérience dun an a minima ;
10. Rigueur, qualités dorganisation, de méthode, dinitiative, autonomie, patience ;
11. Aptitude à anticiper, gérer et organiser son propre travail seul(e) ou en équipe ;
12. Sens de la communication et de la confidentialité ;
13. Qualités relationnelles et sens du service ;
14. Maîtrise des outils informatiques et bureautiques ;
15. Un niveau correct d'anglais est un plus.