Adjoint au responsable du secteur des distinctions honorifiques

Description du poste

Au sein du secteur des distinctions honorifiques, le titulaire sera adjoint au responsable de secteur et aura pour missions :
- l’intérim du responsable de secteur qui comprend l’encadrement de 14 agents,
- le pilotage et le suivi d'activité du secteur par la réalisation de statistiques et de tableaux de suivi, en concertation avec les responsables de pôle,
- de participer au cadencement et à l’animation de l’activité du secteur afin de respecter le calendrier des promotions et de développer le vivier de mémoires prérédigés,
- la formation des effectifs du secteur et l’actualisation des procédures du secteur afin de respecter le calendrier des promotions,
- l’analyse des dossiers de candidatures (étude d'éligibilité, analyse de la candidature et des faits marquants ...),
- le suivi des viviers des cabinets (suivi du fichier et des données recueillies) et des réponses aux intervenants,
- l'instruction des dossiers de candidatures aux grands ordres nationaux et aux ordres et médailles ministériels,
- l’animation du réseau (directions générales des MEF, préfectures, autres ministères) dans le cadre des avis de moralité,
- le contrôle de la qualité rédactionnelle du secteur,
- la gestion des boîtes mail fonctionnelles du secteur,
- la mise en œuvre de l'archivage légal, en lien avec le service des archives économiques et financières du ministère.
Il est également l’interlocuteur privilégié des membres de cabinets, de la Grande Chancellerie,
de la Présidence de la République et des directions.
De plus, en période de forte activité, il interviendra en appui aux agents pour rédiger des mémoires de proposition et des courriers de félicitation et d’information et réaliser des demandes d'avis de moralité.
Le titulaire prendra également part à la mise en place de la nouvelle application interne (élaboration des procédures, tests applicatifs en recette, expression de besoin d'évolutions, etc.) et au projet de déploiement d'une application de gestion des décorations au niveau interministériel. Ces déploiements pourraient nécessiter une réorganisation de l'activité et une révision des procédures actuelles."

Conditions d'exercice particulières

Pics d'activité saisonniers dans les périodes d'instructions des ordres nationaux et des médailles ministérielles.


Toutes les candidatures se font via la plate forme "Passerelles économie"

Description du profil recherché

Le ou la titulaire du poste doit être capable d'organiser ses tâches et de respecter les délais fixés par les cabinets, la Grande Chancellerie et la Présidence de la République.

La maîtrise des règles de synthaxe, de grammaire et d'orthographe ainsi que des outils numériques est nécessaire.

Le ou la titulaire devra faire preuve de discrétion.

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
4. SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
5. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
6. SAVOIR-FAIRE - Manager
7. SAVOIR-FAIRE - Rédiger
8. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
9. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
10. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
11. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
12. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé