Assistant / assistante administration des ventes (h/f)

Cap GRH est un Cabinet de conseil en ressources humaines. Depuis plus de 20 ans, nous accompagnons nos clients dans la recherche de leurs talents.

Créée en 1881, la Maison Descaves, filiale de Champagne Louis Roederer, est aujourd’hui un des dix acteurs les plus influents du négoce bordelais spécialisé dans les Grands Vins de Bordeaux. Reconnue pour ses stocks et la qualité de ses clients professionnels, la maison Descaves distribue ses vins (grands crus classés de Bordeaux et vins étrangers) en France et à l’export.

Dans le cadre d’un remplacement, la Maison Descaves recrute un Assistant Administration des Ventes et Administration Financière F/H.

Rattaché(e) à la coordinatrice ADV et à la Directrice Administrative et Financière, votre rôle consiste à assurer les missions ADV, administrative, RH et juridique de la Maison au quotidien.

Au sein de l’équipe dynamique (4 personnes) de la Direction Administrative et Financière, vous intervenez sur 2 activités-clés de la société : l’administration des ventes et la gestion administrative & RH.

Vos missions?

Administration des ventes France et Export(1/2 temps) :


Saisie des commandes sur les zones France et Export

Contrôles de saisie (TVA / Incoterms etc.)

Gestion de la facturation

Création et mise à jour les données «clients» dans l’outil ID200

Gestion des litiges, élaboration des avoirs …

Suivi des procédures des vins abandonnés (gestion, relances)

Classement et archivage de tous les documents

Gestion de la boîte mail ADV

Gestion des RH:


Traitement EVP (gestion des absences, gestion des tickets restaurants, gestion des heures supplémentaires, déclaration au CSP)

Déclaration mensuelle des forfait jours

Révisions et gestion des contrat des VRP et Agents commerciaux

Déclaration et suivi de la Médecine du travail

Préparation et actualisation des supports EA-EPP

Soutien à la réalisation du plan de formation: préparation / suivi et gestion de l'OPCO

Suivi DUE (diffusion, émargement)

Mise à jour du DUERP et suivi des actions de prévention

Création et suivi des dossiers de prévoyance

Création et mise à jour du livret d'accueil

Suivi des démarches RSE

Gestion administrative:


Gestion des contrats avec nos prestataires

Déclaration et suivi de litiges des assurances

Déclaration ADEME - OPERAT

Création, diffusion, mise à jour des procédures d'évacuation des locaux

Participation à des projets transverses

Juridique:


Gestion des syndics de copropriété (copropriété et ASL)

Suivi et mise à jour du RGPD

Assistanat ponctuel sur les contrats juridiques et commerciaux

Vous justifiez d’une expérience réussie d’au moins 2 ans dans une fonction similaire (administrative, ADV, RH) et possédez un Bac+3 en Gestion administrative, en droit ou en Ressources Humaines

Au sein d’une entreprise dynamique et à taille humaine, vous occupez un poste clé nécessitant polyvalence, qualités relationnelles mais aussi un sens de la discrétion et de la confidentialité aiguisé.

Votre rigueur et votre sens de l’organisation vous permettent de gérer efficacement et en autonomie, vos missions au quotidien, tout en faisant preuve de proactivité.


Vous savez prioriser, prendre du recul afin d’analyser les situations et d’adapter vos actions lorsque nécessaire. Doté(e) d’un réel sens du service et de bonnes capacités de communication, vous appréciez le travail en équipe et contribuez activement à une collaboration fluide et constructive avec l’ensemble des interlocuteurs.