Missions principales :
Assurer le suivi des dossiers et l'organisation administrative du secrétariat de direction de l'IFPRA en lien avec l'assistante de direction DRAFPIC
Activités essentielles :
Aide à l'organisation du travail de l'équipe de direction
Gestion de la messagerie électronique, du courrier, de l'agenda
Gestion des appels téléphoniques
Accompagnement et relais du personnel de l'accueil DRAFPIC-IFPRA
Préparation, organisation et gestion des réunions institutionnelles (assemblée générale, conseil d'administration.) et de séminaire
Rédaction de compte-rendu, de procès-verbaux des instances consultatives et délibérantes, gestion du processus de validation et de publication des documents administratifs
Organisation des élections professionnelles en lien avec les différentes instances
Prise de notes et rédaction de comptes rendus
Conception et rédaction de courriers, notes, documents (tableaux de bord, dossiers documentaires notamment dans le cadre de la production de rapports.)
Traitement et transmission des décisions
Liaisons avec l'interne et l'externe
Prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction
Assurer la communication des informations communes aux personnels DRAFPIC et IFPRA
Référent archives
Profil du poste :
Connaissances
Connaissance des fondamentaux de la communication
Maîtrise des outils bureautiques et connaissance des applications académiques
Connaissance du fonctionnement de l'administration et de l'organisation du système éducatif
Connaissance des services et des circuits administratifs
Connaissances juridiques de base
Savoir-être
Sens de l'organisation : savoir anticiper, planifier, hiérarchiser les urgences
Capacité d'adaptation
Réactivité
Disponibilité, adaptabilité et rigueur
Aptitude au travail en équipe et en réseau
Capacité à communiquer
Sens de la réserve et de la confidentialité
Savoir-faire
S'adapter aux différents interlocuteurs
Filtrer et orienter les informations
Rédiger et mettre en forme des documents
Etre organisé
Faire preuve de réserve et de discrétion
Communiquer
Appliquer les procédures et les règles notamment juridiques
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