Assistant.e en gestion administrative et financière educ f/h (h/f)

Missions :
L'assistant.e en gestion administrative et financière EDUC assure la gestion financière et comptable des dépenses et recettes du projet EDUC, ainsi que la gestion des mobilités étudiantes des dispositifs développés par l'alliance EDUC. Il.Elle est positionné.e au sein du Service EDUC de la Direction des Relations Internationales et des Mobilités (DRIM) et est placé.e sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service EDUC. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les chargées de projets EDUC.

Activités principales :
1. Gestion financière et comptable des lignes budgétaires
- Contribuer à l'élaboration du budget initial et des budgets rectificatifs correspondants aux prévisions de recettes et de dépenses
- Suivre l'exécution du budget au niveau annuel et pluriannuel par type de dépense et par convention
- Gestion des dépenses dans l'application SIFAC : préparation des bons de commandes, vérification des paiements, remboursement des frais de déplacements, suivi des dépenses, etc.
- Collecter, vérifier l'éligibilité des dépenses et organiser les pièces
- Gestion des mobilités et déplacements professionnels (réservations éventuelles des hébergements et transport via le prestataire du marché Amplitudes, création des agents dans SIFAC, création des ordres de mission et des états liquidatifs, traitements des frais de mission)
- Suivre et effectuer la saisie des CPF (Charges pour fonction) et des heures d'enseignement spécifiques à EDUC dans l'application OSE
- Assurer le versement des bourses de mobilités étudiantes

2. Assurer le reporting budgétaire et financier, et suivre les conventions
- Etablir et mettre à jour les tableaux de suivi des dépenses et du budget
- Assurer l'interface avec les services financiers de l'UPN
- Préparation des éléments financiers pour l'élaboration de bilans
- Elaborer les rapports financiers (en anglais) et relevés de dépenses requis dans le cadre des conventions qui lient l'établissement aux financeurs
- Contribuer au suivi des conventions de subventions avec le coordinateur de l'alliance (en anglais) et l'ANR : demandes de transfert, avenant, annexes financières, etc.

3. Gestion de la mobilité étudiante entrante et sortante
- Gérer les dispositifs de formation développés par l'alliance EDUC : année de césure, écoles d'été, cours linguistiques ou disciplinaires en ligne etc
- Informer et accompagner les étudiants des dispositifs concernés
- Accueil physique, téléphonique et virtuelle via Teams
- Mettre en place et suivre les campagnes de candidatures
- Centraliser, vérifier et transmettre les dossiers auprès des enseignants coordinateurs et universités partenaires
- Assurer le suivi des mobilités étudiantes, avant et après départ : instruction et suivi des dossiers en collaboration avec les enseignants coordinateurs en charge du suivi pédagogique (inscription administratives et pédagogiques le cas échéant, contrat d'études, gestion et envoi des relevés de notes, délivrance de l'attestation EDUC)
- Tenir, mettre à jour et vérifier les saisies des mobilités sur MoveOn4
- Travailler en collaboration avec l'équipe EDUC pour faciliter le suivi administratif et financier et l'élaboration de bilans

4. Soutien administratif et organisationnel
- Participer à l'organisation de réunions internes relatives au projet (fixer le calendrier, réserver des salles)
- Contribuer à l'organisation de réunions et événements EDUC en collaboration avec les collègues du service EDUC et du service communication de la DRIM (réservation de salle, restaurant, etc.)