Assistant responsable cohérence/projet urbain h/f

MISSIONS
Assister le Responsable Cohérence et Qualité du Projet Urbain dans ses missions :
- Assurer la gestion informatisée des agendas (suivi des rendez-vous, des réunions, planification des différentes instances et réunions)
- Savoir adapter l'accueil du public, en conformité avec l'image de la collectivité.
- Assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels et transmettre les messages téléphoniques.
- Recueillir les informations nécessaires au bon suivi des projets et au traitement adapté des demandes.
- Contacts réguliers avec les acteurs du Cœur de Ville, du patrimoine et les partenaires (Communauté Urbaine d'Arras, ABF, Fondation du Patrimoine, etc.).
- Tenir à jour les tableaux de suivi, listings et statistiques, suivi budgétaire.
- Veiller à l'inscription et à l'avancée des délibérations.
- Suivi du courrier et des parapheurs.
- Organiser les réunions, visites, rendez-vous et évènements avec les différents porteurs de projets, interlocuteurs et partenaires (réunions promoteurs, architectes, architecte conseil de la ville d'Arras.).

Assister, accompagner la préservation et la valorisation de l'Architecture et du Patrimoine :
- Assister le Responsable Cohérence et qualité du Projet Urbain dans le suivi des projets et des demandes
- Garantir un reporting régulier
- Travailler en collaboration avec les collègues des pôles Urbanisme-Commerce et Qualité de l'Espace public.)
- Fournir le premier niveau d'information et réorienter, si nécessaire, vers les services compétents
- Avec le Responsable Cohérence et Qualité du Projet Urbain, coordonner le dispositif communal d'aide à la rénovation des façades (Constituer les dossiers de demande, organisation des réunions, réaliser les diaporamas, gérer les courriers de subvention, constituer les demandes de mise en paiement.)
- Tenir à jour la cartographie façades.

Assister, accompagner la cellule opérationnelle Arras Cœur de Ville :
- Gérer les courriers électroniques de la cellule opérationnelle Arras Action Cœur de Ville.
- Fournir le premier niveau d'information et réorienter, si nécessaire, vers les services compétents.
- Organiser les visites, réunions, rendez-vous.
- Assurer le suivi des dossiers Arras Action Cœur de Ville et des demandes de subvention.

Assister le Responsable Cohérence et Qualité du Projet Urbain dans des missions stratégiques :
- Marché architecte-conseil et Plan-Guide (suivre les demandes d'avis, organiser des journées de conseil en architecture.)
- Partenariats universités et grandes écoles (organisation de réunions, suivi des conventions et délibérations)

Mission occasionnelle : Accueil au guichet unique en l'absence de l'agent d'accueil titulaire

PROFIL
- Catégorie C ou B, filière administrative ou technique
- De formation supérieure niveau BAC + 2 minimum ou expérience significative sur un poste similaire
- Dynamisme, organisation, réactivité.
- Bonne rédaction et bon relationnel
- Connaissance des collectivités territoriales, particulièrement de la commune d'Arras.
- Connaissance des circuits et procédures administratives (arrêtés, délibérations et courriers administratifs)
- Maîtrise de la pratique des outils bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint) et des réseaux de communication (logiciel de messagerie, de gestion de planning, internet)
- Intérêt apprécié dans les domaines suivants : histoire, architecture, urbanisme, patrimoine, aménagement du territoire, l'habitat

Relations professionnelles les plus fréquentes :
- Direction du Commerce
- Direction de la Démocratie locale et proximité
- Direction Patrimoine, Archéologie et Tourisme
- Direction du Logement
- Toutes les directions de la ville ayant des projets de rénovation du patrimoine communal
- Communauté Urbaine d'Arras (Directions de l'Habitat, du Renouvellement Urbain, de la Voirie, développement économique)