Cdd - secretaire - assistant.e h/f

LE

What will be your role?
Vous assurez des missions classiques de secrétariat :apporter un appui logistique et administratif aux membres des équipes.
Plus en détail, il s'agit de :

1- Organiser les missions et déplacements des membres des équipes :
- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages, lettres d’invitation, demandes de visas etc.
- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes ;
- Réaliser des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
- Gérer les contacts nécessaires avec les services supports internes, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes.

2- Réaliser les missions de secrétariat pour le management et les membres des équipes :
- Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ;
- Organiser l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des managers ;
- Rédiger des courriers/notes/compte rendus ;
- Alimenter, relire et mettre en forme des documents, des supports de réunions, de séminaires ;
- Assurer l’accueil téléphonique et physique pour les équipes ;
- Tenir à jour une documentation, un classement, l’archivage et les pages Internet des équipes ;
- Réaliser des travaux d’appui pour le service (photocopies, classement, gestion du stock fournitures etc.) ;
- Organiser la logistique de réunions ou séminaires ou autres temps collectifs d’équipe (y compris, commandes et achats relatifs à ces réunions/séminaires/temps collectifs en conformité avec les règles et procédures internes) ;
Gestion des arrivées et des départs dans les équipes (demande de badge, ordinateur, autres équipements…).

3- Gérer toute autre activité de secrétariat/assistanat nécessaire à la bonne marche des équipes.

Ces différentes tâches sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins des équipes.

Who are we looking for?

Profil recherché :

- bonne connaissance des missions de secrétariat : prise de notes, gestion administrative, organisation de déplacements professionnels, organisation de réunions, rédaction de courriers ;
- bonne connaissance de l'outil informatique et du Pack Office ;
- très bonne organisation du travail et une grande rigueur ;
- sens du service, aimant travailler en équipe, impliqué.e, force de proposition, fédé et motivé.e.

Une connaissance des applications utilisées par l’AFD pour l’organisation des déplacements professionnels notamment serait un atout.

Un bon niveau d’anglais est souhaitable mais pas obligatoire.