Assistant administratif et financier du gcs hugo (h/f)

[77650] Centre Hospitalier Universitaire d'Angers
Accueil
- Réception, traitement, orientation et suivi des appels et messages téléphoniques,
- Accueil et orientation des personnes se présentant au secrétariat du GCS HUGO.
Gestion du courrier
- Réception du courrier,
- Enregistrement et expédition des courriers reçus et envoyés,
- Diffusion aux personnes concernées par le traitement des documents enregistrés,
- Suivi du courrier avec les destinataires concernés.
Gestion des agendas/planning
- Organisation et suivi des agendas des membres de la coordination en relation avec les secrétariats respectifs,
- Communication des modifications d'agenda aux membres de l'équipe concernés,
- Rappel des rendez-vous et des réunions en cas de besoin,
- Préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous.
Organisation et préparation des instances, évènements
- Organisation des instances récurrentes importantes, en particulier :
o Assemblée Générale du GCS HUGO,
o Comité d'orientation scientifique GIRCI (COS),
o Bureaux du GCS HUGO.
- Réservation des salles de réunions et de visioconférence,
- Etablissement et expédition des convocations,
- Préparation des éléments graphiques (reprographie),
- Commande de prestation (restauration, logistique, transport, hébergement).
Organisation des déplacements des membres de l'équipe à l'extérieur
- Préparation et suivi des ordres de mission, titres de transport,
- Vérification des états de frais de déplacement.
Gestion administrative
- En application de la charte graphique du GCS HUGO, réalisation :
o des courriers,
o des comptes rendus de réunions,
o des documents de travail.
- Réalisation de diaporamas pour la présentation de dossiers en réunions
Circuit de signature :
o Gestion du processus de validation des documents (contrats, bons de commande, rapports).
o Organisation et suivi des signatures électroniques et manuelles,
o Archivage des documents signés
- Assurer le suivi GTT de l'équipe en lien avec la DRH.
Suivi financier :
- Émission des factures (création, envoi, suivi des paiements),
- Vérification des informations sur les factures (TVA, montants),
- Gestion des ajustements de prix, remises et retours,
- Préparation des virements,
- Enregistrement et transmission des pièces justificatives pour les clôtures mensuelle et annuelle,
- Rapprochement bancaire.
Administration du réseau & extranet du GCS HUGO
- Mise à jour des informations,
- Relation avec le prestataire informatique.
Organisation et fonctionnement du secrétariat
- Participation aux réunions de service,
- Présentation de l'avancement des dossiers,
- Proposition de toute mesure susceptible d'améliorer le fonctionnement du secrétariat.
Description du profil recherché:
Maîtrise des techniques de gestion documentaire : Capacité à organiser, classer, enregistrer et suivre les documents administratifs et financiers (courriers, factures, rapports, contrats).
- Gestion des priorités et des délais : Être capable d'organiser efficacement les tâches et de respecter les échéances, en particulier lors de la gestion des agendas, des réunions et du suivi des dossiers.
- Maîtrise des logiciels bureautiques : Savoir utiliser les outils courants comme Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, canva), ainsi que des outils de gestion de courrier électronique et de planification (Outlook, logiciels de gestion de tâches).
- Maîtrise des outils de visioconférence et de réservation de salles : Savoir organiser des réunions virtuelles (Zoom, Teams, etc.) et gérer les réservations de salles.
- Coordination logistique des réunions et déplacements : Organiser et planifier des réunions en fonction des disponibilités des participants, réserver des salles, organiser des déplacements professionnels (réservations de transport, préparation des ordres de mission).
- Émission et suivi des factures : Gérer la création, l'envoi et le suivi des paiements de factures, tout en vérifiant les informations fiscales (TVA, montants).
- Rédaction de documents administratifs : Être capable de rédiger des documents clairs et concis comme des comptes-rendus de réunions, des rapports, des courriers, ainsi que des présentations (diaporamas).
- Suivi des processus de validation : Gérer le circuit de signature des documents (contrats, bons de commande, rapports) en assurant leur validation et archivage.