Vos missions en quelques mots Le ou la secrétaire aura pour mission : MISSIONS - ACTIVITÉS : - Le secrétariat est un service d'ordre, c'est-à-dire qu'il permet d'être un point de repère pour l'ensemble des personnels du P.S.H et des partenaires ; - La (le) secrétaire de la MDS assure la prise en charge administrative globale de l'usager, ainsi que la gestion administrative du secrétariat et de son environnement ; - Elle(il) est le pivot de la bonne transmission de l'information et à ce titre, se doit d'être clair(e) et précis(e) dans ses messages ; - Accueil physique et téléphonique (accueil, orientation, prise de rendez-vous) ; - Traitement des informations et réalisation de documents (traitement courrier, prise de notes, frappe rapports, courriers,, production de documents, gestion et relais d'information, classement et archivage des documents et des dossiers, ) ; - Suivi du planning de présence des travailleurs médico-sociaux ; - Gestion des dossiers administratifs, médico-sociaux des usagers ; - Gestion des produits et du matériel (commandes diverses) ; - Participation aux réunions de MDS, au projet de développement du système d'information et d'informatisation, collaboration à la recherche de solution en cas de dysfonctionnement. POSITIONNEMENT AU SEIN DE L'ORGANISATION : -DGA DAST Responsable MDS Secrétaire MDS. SPÉCIFICITÉS DU POSTE : -Poste ouvrant droit à une NBI de 10 points. -Règles relatives à la confidentialité et secret professionnel ; -Obligation qu'une secrétaire soit à l'accueil pour répondre aux demandes du public, ce qui nécessitera, dans certains cas, d'adapter les horaires en conséquence ; -Présence des secrétariat sur les sites de proximités quand il y a des permanences sociales. Profil recherché COMPÉTENCES REQUISES Savoir-faire : -Le métier de secrétaire de MDS, transversal, multi-catégoriel, fait appel à des compétences diverses. La(le) secrétaire de MDS doit être polyvalent(e),réactif(ve) ; - Maîtrise des logiciels traitement de texte et tableur ; - Esprit d'organisation ; - Anticiper et gérer les relations difficiles ; - Gérer la multiplicité des appels : filtrer, orienter, mesurer l'urgence, ; - Faciliter le parcours social de la personne ; Traitement informations et courriers : - Traiter les informations, les courriers : collecter, enregistrer, vérifier, faire valider par le responsable de MDS, distribuer ; - Appliquer les procédures en vigueur (cf référentiel secrétariat) ; - Mettre à jour les dossiers, les listings, : assurer sauvegarde, pérennité et mises à jour. Organisation : - Organiser son travail en fonction des priorités ; - Réagir rapidement aux absences imprévues (information de l'usager et report de permanences. Gestion : - Enregistrement, classement, tenue et mise à jour des listings, archivage, Secrétariat : - Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte – tableur) ; - Techniques de secrétariat : dactylographie ; - Notions de calcul et de statistiques ; - Connaître les types de classement : alphanumérique, Bureautique et Informatique : - Savoir utiliser les répertoires informatiques sur son poste et en réseau ; - Les outils bureautiques et les logiciels dédiés (Open Office, Word, Excel,) ; - Internet et intranet pour communiquer, faire des recherches, Savoir-être : - Capacité d'écoute, discrétion ; - Autonomie et capacité de travailler en équipe.
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