Assistant administratif / assistante administrative

Les missions du poste :
Accueil et administratif
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs et des apprenants
- Gestion du courrier, de la téléphonie, du suivi du parc automobile
- Gestion de diverses tâches administratives
Suivi des contrats initiaux et en alternance
- Suivi des inscriptions
- Mise à jour des dossiers étudiants et entreprises
- Contrôle et saisie des dossiers en formation initiale et en alternance sur les logiciels internes
- Gestion des ruptures de contrats
- Tableaux de bord mensuels des effectifs des apprenants
- Contrôle de la conformité et enregistrement du dossier de financement
- Enregistrement des accords de prise en charge
- Relations avec les organismes financeurs (Pole Emploi, OPC)
- Gestion et suivi des remboursements
Suivi des dossiers étudiants
- Distribution des cartes d'étudiant
- Suivi des feuilles d'émargement
- Édition des attestations d'entrée et fin de formation
- Participation à divers projets relatifs aux étudiants
Moyens généraux
- Gérer les achats du campus (fournitures.) et le suivi des contrats
- Contrôler et valider les devis des prestataires (formateurs et prestations)
- Contrôler les factures d'achats avant envoi à la comptabilité
- Contrôler les notes de frais
- Établir les demandes d'enseignement auprès du rectorat
- Interlocuteur en cas de dysfonctionnement et recherche de solutions
Événementiel
- Participation à l'organisation des journées portes ouvertes, salons, journées d'intégration
Profil recherché
Vous êtes fait(e) pour ce poste si vous possédez :
Une formation initiale de niveau Bac +2 minimum
Maitrise du logiciel Excel
Une première expérience réussie dans le domaine accueil / administratif
Le sens du contact et de la communication
Une aisance relationnelle et de l'empathie