About Us
Chez Egis, nous façonnons l'avenir avec passion et précision. En tant qu'acteur international de l'
architecture
, du
conseil
, de l'
ingénierie de la construction
et des
services à la mobilité
, nous concevons et exploitons des infrastructures et bâtiments intelligents qui répondent aux défis liés à l'urgence climatique et permettent un aménagement du territoire plus équilibré, durable et résilient.
Présents dans 100 pays, nous mettons l'expertise de nos 20 000 collaborateurs au service de nos clients et développons des innovations de pointe à la portée de tous les projets. Par la diversité de nos domaines d'intervention incluant les
transports
, la
ville
, l'
énergie
bas carbone, l'
eau
et l'
environnement
, nous sommes un acteur clé de l'organisation collective de la société et du cadre de vie des citoyens dans le monde entier.
Notre approche intégrée et nos valeurs d'intégrité, d'innovation et de durabilité nous permettent de réaliser des projets transformateurs à l'échelle globale : l'intelligence se met au service de l'environnement.
About the Role
Au sein de la
BL Transport et Territoires de la Région France
, la
Direction Systèmes
intervient dans les domaines de
l'énergie, le matériel roulant, l'assurance système, la cybersécurité, les systèmes d'information et les équipements basse tension
dans le transport urbain et ferroviaire, la route, les ports et aéroports en France comme à l'international. Dans le cadre de notre développement nous recherchons un.e assistant.e projet pour les activités
Auditsafe et Cybersécurité
.
À cet égard, vous accompagnez la direction et les équipes d'Auditsafe mais également la cybersécurité dans son fonctionnement au quotidien. Le travail s'effectue en étroite collaboration avec le Responsable Auditsafe & Cybersécurité et les équipes associées.
Les principales tâches sont les suivantes :
Assistanat activité
Réservation pour les
déplacements
des collaborateurs
Réservation de
salles de réunion
et
évènements spécifiques
Commande de matériel
Suivi des projets
Assister/Supporter les directeurs et chefs de projet dans leurs tâches quotidiennes de gestion de projet qui sont :
Le suivi de la
planification de la production
et des
contrôles des livrables
Le
reporting
interne et externe (financier, avancement, risques, contractuel etc.), le suivi administratif et financier des contrats, la facturation
L'organisation et le suivi de la
gestion documentaire
, le maintien en bon ordre des dossiers et fichiers du serveur/sharepoint
Les relations avec les fonctions support (juridique, fiscal, administratif, comptable, banque etc.)
Appui sur les
sujets contractuels
quand nécessaire en lien avec le "contract management" et les directions juridiques et financières
Le suivi administratif et financier des
contrats
, la facturation le cas échéant
Offres
Participer aux offres
pour répondre aux Appels d'Offres avec le Chef de Projet D'Offre et les contributeurs techniques (analyse GO/NOGO, CV, références, mémoire technique, et si intérêt montée en compétence à terme pour les propositions financières en duo avec le chef de projet d'offre)
Préparer le "bid no bid
Compilation des offres, soumission, suivi et archivage
Pour les projets à l'export, vérifier les risques juridiques dans les pays concernés, assurer les "due diligence" éthique et conformité
Spécifique Auditsafe
Assistance à la rédaction du business plan d'Auditsafe et des budgets annuels
Consolidation des éléments financiers au niveau société
Assiste le Directeur dans la définition et le suivi des objectifs annuels
Qualité
Evaluation, inspection (EN 17020) :
Tenir à jour le tableau des actions et proposer des solutions aux sujets soulevés lors d'audits ou en interne
Maintenir et suivre l'évolution de l'organisation
Tenir à jour les tableaux de suivi (tableau de suivi de la performance, PAAC, tableau d'offres etc.)
Planifier et participer aux audits internes et externes
ISO 9001 :
Assurer un rôle de correspondant qualité de la société (appui du Directeur dans la déclinaison et l'application des principes qualité de l'Egis Book)
Organiser la revue de direction
What do we need from you
Diplômé.e d'une formation type BTS/BUT en Assistanat, vous avez idéalement une expérience d'au moins 5 ans sur un poste en assistanat projet/technique avec idéalement des notions sur les aspects finance, appels d'offres et performance.
Vous êtes interressé.e par le domaine de l'assurance système et de la
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