L'ÉTABLISSEMENT Le Centre Hospitalier du Bois Petit est un établissement public de santé sanitaire et médico-social, dont le site principal est situé au plein sud de Sotteville-lès-Rouen, en bordure du bois de la Garenne. À vocation gériatrique, l'établissement déploie son activité sur trois sites : Site de Bois Petit Sotteville-lès-Rouen : 30 lits de SMR et 241 lits et places d'EHPAD (HP, HT, PASA, AJ et UHR) EHPAD des 4 Saisons Petit-Quevilly : 79 places d'hébergement permanent EHPAD La Pléiade Rouen : 78 places d'hébergement permanent, dont 12 places d'UVP et 2 d'hébergement temporaire LE MÉTIER Le/La Chargé(e) d'affaires générales assure un appui administratif, organisationnel et méthodologique auprès du directeur délégué. Il/Elle contribue activement au pilotage de l'établissement, au suivi des projets institutionnels et au bon fonctionnement des instances. Il/Elle intervient en interface avec les services internes et les partenaires externes (ARS, GHT, collectivités, financeurs) et participe à la structuration et au suivi de démarches transversales à dimension stratégique. MISSIONS PRINCIPALES 1. Coordination des instances Organisation logistique et administrative des instances (convocations, ordres du jour, préparation des dossiers) Rédaction, diffusion et archivage des comptes rendus Suivi des décisions et des plans d'actions issus des instances (CS, Directoire, CME, CVS, etc.) 2. Appui administratif et organisationnel de la direction Gestion de l'agenda du directeur délégué et des directrices adjointes (rendez-vous, arbitrages, rappels) Organisation des réunions de direction Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, notes, rapports et décisions Suivi des parapheurs et des échéances institutionnelles 3. Gestion des plaintes, réclamations et relations avec les usagers Suivi administratif des plaintes et réclamations Préparation des éléments de réponse pour la direction Suivi des délais, traçabilité des dossiers et lien avec la Commission des Usagers 4. Suivi des conventions et partenariats Recensement, mise à jour et suivi des conventions (partenariats, prestations, mises à disposition) Suivi des échéances (renouvellements, bilans) Appui à la formalisation et au suivi de nouveaux partenariats 5. Appui au pilotage de l'établissement a) Suivi des plans d'actions institutionnels Appui à la structuration et au suivi des plans d'actions (projet d'établissement, démarches qualité, projets transversaux) Mise à jour des outils de suivi, relances des pilotes d'actions Consolidation des états d'avancement et préparation de supports de reporting b) Coordination des enquêtes et remontées institutionnelles Recensement et planification des enquêtes et demandes institutionnelles Coordination de la collecte des données auprès des services Suivi des échéances et contrôle de la complétude des réponses Centralisation et transmission des éléments à la direction c) Coordination des appels à projets Veille et repérage des appels à projets Appui à l'analyse d'opportunité (calendrier, faisabilité administrative) Coordination des contributions internes Suivi des échéances, dépôts et traçabilité des candidatures Appui au suivi administratif des projets retenus 6. Appui à la communication institutionnelle Participation à la coordination de la communication interne et externe Mise en forme de documents de présentation, notes d'information et supports institutionnels Contribution à la valorisation des projets et de l'actualité de l'établissement 7. Mission spécifique CLIC Assistance administrative du Conseil Local d'Information et de Coordination (CLIC) Organisation des réunions partenariales et rédaction des comptes rendus Suivi des conventions avec les financeurs (Département, ARS) Appui administratif et suivi budgétaire Contribution à la communication et à la valorisation des actions Encadrement des trois assistantes sociales Présence sur site une fois par semaine 8. Appuis ponctuels transversaux Renfort ponctuel au service des ressources humaines (organisation, convocations, suivi administratif, autorisations spéciales d'absences syndicales) Appui administratif au service des achats sur certains dossiers PROFIL RECHERCHÉ Formation / expérience Formation en gestion administrative, gestion des organisations sanitaires ou médico-sociales, ou équivalent Une expérience en coordination, appui au pilotage ou gestion de projets est un atout Compétences Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse Sens de l'organisation, gestion des priorités et respect des échéances Capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, tableaux de suivi) Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité Qualités attendues Rigueur, fiabilité et autonomie Esprit d'initiative et sens des responsabilités Capacité d'analyse et de prise de recul Aisance relationnelle et capacité à travailler en transversalité Sens du service public CONDITIONS D'EXERCICE Poste à temps plein basé au Centre Hospitalier du Bois Petit Horaires variables selon l'agenda de direction et les instances Poste polyvalent nécessitant réactivité et autonomie Rémunération selon la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière régime indemnitaire Madame SALVEZ Laurie Directrice adjointe du Centre Hospitalier du Bois Petit
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