Secrétaire (h/f)

La secrétaire doit :

* Travailler dans le respect de la personne accueillie (bientraitance, bienveillance)
* Respecter les procédures communes de l'établissement dans le cadre d'un travail participatif pluridisciplinaire (Projet personnalisé d'accueil et d'accompagnement (PPAA), participation aux réunions d'équipe.)
* S'inscrire dans la vision associative (autodétermination, inclusion)

o Adopter une posture professionnelle cohérente avec son rôle (vocabulaire adéquat, respect des distances, exemplarité)
o Appliquer la règlementation en vigueur dans le secteur médicosocial et associatif
o S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue de la qualité

Activités Principales :

- Secrétariat

o Réceptionne, oriente et filtre les appels téléphoniques
o Accueille, renseigne et oriente les visiteurs
o Contrôle l'accès et la circulation des personnes
o Met à jour les informations mises à la disposition du public
o Utilisation de logiciels : EIG, Octime et tout autre logiciel nécessaire au bon fonctionnement du service.
o Gestion des stocks (fournitures de bureau etc.)

- Gestion administrative :

o Traite le courrier
o Rédige, frappe et diffuse des courriers et des comptes-rendus divers
o Classe et archive les documents
o Participe au projet du dossier informatique partagé « Teams »
o Suit la flotte automobile
o Suit les sinistres
o Suit les contrats de maintenance en coordination avec la Direction
o Tient à jour l'annuaire des numéros utiles

- Comptabilité :

o Saisie les écritures comptables
o Saisie les factures des fournisseurs
o Saisie les factures « banque et caisse » de l'établissement et des résidents
o Suit l'alimentation des comptes des personnes accueillies
o Facture les départements et les tuteurs/ représentants légaux
o Pour les personnes accueillies
o Suit les comptes
o Demande l'approvisionnement des comptes aux tuteurs/ représentants légaux
o Saisie et suit les règlements (frais d'hébergements etc )

- Suivi administratif des personnes en situation de handicap :

o Suit les dossiers d'admission et de sortie
o Actualise le tableau de suivi des notifications de décision MDPH - Aide sociale
o Suit les absences des personnes accueillies
o Elabore les attestations demandées par les familles (attestation hébergement)

- Suivi administratif des personnels :

o Crée la fiche salarié et suit les dossiers du personnel
o Suit les visites médicales d'embauches et de reprises
o Saisie les arrêts maladie sur le logiciel de gestion des temps
o Saisie et suit les éléments de salaires mensuels (les variables de paye : acompte, transport..)
o Suit les titres de séjour
o Suit les dossiers « mutuelle »
o Suit les dossiers de formation
o Réalise les demandes de prise en charge et de remboursement auprès de l'OPCO

Relations avec les familles :

- Participe à l'accueil des familles et amis des résidents
- Veille, dans la limite de ses compétences et de l'obligation de réserve qui lui est faite, à la bonne diffusion des informations relatives au résident.

Diplôme à partir du Baccalauréat :
o Bac pro gestion-administration
o BTS assistant de manager
o DUT GEA, DUT PME-PMI

Horaires :

Contrat de 36 heures :
Horaires: 9h 12h 13h 17h
1 semaine de RTT

Avantages :
* JATT
* Transports (65%) et prime mobilité durable
* Chèques vacances et chèques cadeaux (6 mois d'ancienneté)
* Mutuelle et Prévoyance
* Compte épargne temps
* Politique de formation professionnelle et de progression de carrière