Publiée le 7 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots Sous l'autorité du directeur des Collections, il ou elle est appelé à : - Gérer l'agenda du directeur, ses appels téléphoniques, et organiser ses rendez-vous ainsi qu’intervenir dans sa messagerie si nécessaire. Gérer le courrier départ et arrivée ; - Organiser les réunions de la direction et assurer la diffusion des comptes rendus ; - Assurer la saisie informatique et la mise en forme de textes, tableaux et powerpoints ; rédiger des projets de courriers, documents administratifs – être le relais et assurer l’information sur tous supports ; assurer la diffusion de la revue de presse quotidienne de la BnF ; - Assurer le suivi des documents émanant de la DCO et soumis à la direction générale et à la présidence ; - Suivre l’enveloppe annuelle des missions de la DCO ; - Assurer le suivi de l'enveloppe budgétaire des frais de la direction ; - Préparer les confirmations de préemptions et d’achat en vente publique ; suivi des courriers de remerciements pour dons ; suivi des contrats de don ou d’achat. - Préparation de dossiers pour les réunions (comités de direction, instances de l’établissement, copils, différents conseils et revues d’avancement, réunions d’encadrement,…) ; - Aide à la préparation de la commission des acquisitions, 2 fois par an (dossiers, réservation de salle, invitations…), en lien avec le secrétariat de la commission des acquisitions. - Contribuer au suivi logistique des événements organisés par la DCO (séminaires, pots de départ à la retraite…) - Suivi et mise à jour en lien avec le SCORE et le service juridique des délégations de signature et groupes lotus du carnet d’adresses BnF (directeurs, adjoints, chefs de service, assistants). - Référent archives Profil recherché - Sens du service public - Qualités relationnelles et organisationnelles - Qualités rédactionnelles - Rigueur, ordre et méthode - Bonne connaissance des outils informatiques - Pratique de l'anglais souhaitée - Discrétion Compétences attendues - Sens du service public - Qualités relationnelles et organisationnelles - Rigueur, ordre et méthode - Bonne connaissance des outils informatiques - Pratique de l'anglais souhaitée - Discrétion Localisation Localisation : Quai François Mauriac, 75013 Paris, France Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut
