Secrétaire des directeurs de la citoyenneté / de la légalité et de la coordination interministériell

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

1) Secrétariat commun direction de la citoyenneté et de la légalité (DCL) / direction de la coordination interministérielle et de l'appui territorial (DCIAT)


- Gestion des agendas des deux directeurs et de leurs adjointes

- Tableau de suivi des absences des chef(fe)s et adjoint(e)s de bureaux

- Accueil téléphonique et physique – Filtrage des appels

- Maîtrise du logiciel Casper de gestion du temps de travail

- Mise en place de réunions avec réservation de salles (logiciel Grr) et de visioconférences (logiciel GLPI) en relation avec le SNUM

- Réservation de véhicule de fonction pour les 2 directeurs (logiciel Grr)

- Montage de dossiers essentiellement liés au service RH (CSA – CHSCT – EP)

- Gestion du courrier quotidien et courrier réservé (MAARCH)

- Suivi des parapheurs/trieurs interservices en retour de signature du préfet et du secrétaire général

- Réservation des titres de transport et saisie des frais de déplacement pour les 55 agents des deux directions (OM et EF) par le logiciel Chorus-DT

- Planification et organisation complète des cérémonies de naturalisation (2 ou 3 par année civile) sur la base d’un tableau de suivi dressé par un agent du bureau des migrations et de l’intégration (BMI)

2) Activités accessoires

- Assistance pour l’ensemble des bureaux des deux directions, sur dossiers prioritaires ou urgents

- Renfort pour archivage si besoin

- Contribution, sur un rythme ponctuel, à l’organisation d’autres réunions et évènements, en fonction de l’actualité des deux directions.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- Disponibilité

- Réactivité
- Discrétion sur les dossier traités, confidentialité exigée
- Accueil des personnes extérieures
- Polyvalence
- Tâches partiellement télétravaillables

Vos perspectives :

Le secrétariat commun à deux directions requiert une forte adaptabilité et une forte polyvalence, qualités qui offrent des perspectives d’évolution vers des responsabilités supérieures, au sein d’un bureau et une promotion au grade supérieur