Secrétaire médicale h/f

Informations sur le poste

Intitulé de l'offre

Secrétaire médicale H/F

Filière MGEN + Métier ou Fonction

Filière soignante paramédicale - Secrétaire médical

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Présentation du Site ou de la Direction

L’ESM Rueil Malmaison et Neuilly-sur-Seine est un Etablissements de Santé Privé d’Intérêt Collectif (ESPIC) rattaché à la MGEN – Groupe VYV3. Il propose une offre de soins sectorisée en psychiatrie générale répondant au maillage territorial. Il est composé d’un site d’hospitalisation temps plein, à Rueil-Malmaison, avec 58 lits et 3 chambres d’isolement. Le temps plein comporte une unité d’accueil et de crise, deux unités de soins aigus et une unité de soins au long cours. Il est situé à proximité du centre-ville et dispose d’un parc calme et agréable. Son offre de soin est complétée par deux centres ambulatoires implantés à Rueil-Malmaison et Neuilly-sur-Seine comportant chacun un CMP, un CATTP et un hôpital de jour (respectivement 30 places et 18 places).
L’établissement propose un accompagnement orienté rétablissement en s’appuyant sur une offre de réhabilitation psychosociale avec des activités de remédiation cognitive, d’éducation thérapeutique des patients et des familles, à parti d’un plan d’action défini par le projet de vie et de soin, permettant une continuité des parcours entre l’intra et les centres ambulatoires.
Il assure le portage de la plateforme territoriale de réhabilitation psychosociale Nord 92 : Réh’Inspir.
La plateforme de réhabilitation psycho-sociale Réh’Inspir, à partir du projet de vie de la personne concernée, propose des aides et un accompagnement spécifique s’appuyant, entre autres, sur des évaluations réalisées par l’équipe pluridisciplinaire

Missions confiées

Missions principales :

La secrétaire médicale est une professionnelle idéalement formée à la santé mentale. Elle travaille en collaboration avec l’équipe de la plateforme pour les tâches administratives et organisationnelles, elle participe aux différentes réunions cliniques et organisationnelle, à la sensibilisation des partenaires sur les missions de la plateforme. La secrétaire fait partie intégrante de l’équipe de la plateforme et participe aux permanences d’accueil des personnes concernées par un trouble psychique. Elle est autonome dans les missions confiées et force de propositions pour améliorer l’organisation et la prise en charge des personnes concernées. Elle est partie prenante dans le travail collaboratif en participant aux échanges entre les différents collaborateurs, en s’appuyant sur leurs compétences et connaissances pour réaliser un objectif commun. Elle travaille avec les différents professionnels et assure l’interface avec les services administratifs et logistiques de l’établissement.
Elle connait et sait utiliser les différents logiciels (Excel ; Word ; Outlook) et sera formé au dossier patient informatisé à Hôpital Manager.

Missions de secrétariat sur la plateforme :

- Renseigner les personnes concernées par un trouble psychique et les différents acteurs médicosociaux du territoire sur les missions et objectifs de la plateforme
Mettre en application les procédures d’admission d’une personne concernée sur la plateforme
- Être référent identitovigilance de la plateforme / Garantir la qualification de l’Identifiant National de Santé (INS) sur les séjours créés
- Récupérer les documents de la check List d’entrée
- Créer des séjours et mettre à jour les dossiers des personnes concernées sur Hôpital Manager
- Participer au staff clinique hebdomadaire et assurer la prise de notes en séance
- S’assurer de la complétude du dossier patient : la secrétaire médicale est garante de sa tenue et de son exhaustivité
- Tenir à jour le compte rendu ainsi que l’ordre du jour de la réunion organisationnelle
- Participer à la rédaction des courriers (en s’appuyant sur des lettres types) en collaboration avec le médecin de l’unité ou un autre membre de l’équipe de la plateforme
- Accueillir physiquement et téléphoniquement des personnes concernées, des proches et des partenaires de la plateforme
- Gérer les appels téléphoniques avec réorientation si nécessaire vers d’autres partenaires
- Planifier les rendez-vous des personnes accompagnées
- Relancer des différents partenaires pour connaitre les activités de réhabilitation psychosociale du territoire
- Centraliser les informations et diffusion au reste de l’équipe et aux autres partenaires
- Gérer la boite mail de la plateforme
Gérer les fournitures
- A terme, participer aux sessions de sensibilisations concernant les missions de la plateforme accompagnant le rétablissement.

Profil recherché

Nous recherchons pour la plateforme Réhinspir de réhabilitation psycho-sociale située au 18 Boulevard de l’hopital stell 92500 Rueil Malmaison :

secrétaire de la plateforme de réhabilitation psychosociale h/f

CDI à temps partiel (50%)

Titulaire du baccalauréat médico-social, formation certificat aptitude professionnelle ; BTS secrétaire médicosociale

Horaires : A définir avec le candidat sur une plage du lundi au vendredi

Liaisons hiérarchiques :

· Responsable de la plateforme de réhabilitation psychosociale

Liaisons fonctionnelles :

· Médecin

· Equipe pluridisciplinaire

· Cadres de l’établissement

· Acteurs du territoire impliqués dans les parcours de soin

Qualités et aptitudes requises à l’occupation du poste
1. Compétences relationnelles et humaines

o Sens de l’écoute et empathie

o Aisance relationnelle

o Capacité à travailler en équipe

o Esprit d’initiative et d’adaptation

2. Posture professionnelle

o Capacité à s’adapter, dynamisme, autonomie et disponibilité

o Aptitudes pédagogiques

o Respect du secret médical

o Discrétion

3. Compétences organisationnelles

o Capacité à organiser son travail et gérer son temps

o Capacité à intégrer les finalités d’une organisation et à les restituer auprès de différents publics

o Être Ordonné

4. Connaissances du secteur

o Connaissance du système de soins en santé mentale et de ses enjeux (citoyenneté, droits des patients, déstigmatisation)

o Connaissances des outils numériques de base

L’équipe de la plateforme se chargera d’accompagner la prise de poste du professionnel recruté en s’appuyant sur les référents institutionnels