Secrétaire de groupe d'immeubles (h/f)

Description du poste :
Sous l'autorité du chef de groupe et du responsable du secrétariat, le ou la secrétaire exerce les missions suivantes Gestion du courrier entrant et sortant, classifié ou non classifié
- Rédaction, mise en forme de courriers, notes, rapports et correspondances administratives
- Classement, archivage et tenue des dossiers du groupe
- Utilisation des outils de gestion documentaire (Perle, corail) et de sillage
- Organisation des déplacements professionnels des membres du groupe (réservations, ordres de mission, suivi)
- Organisation et préparation des réunions (logistique, convocations, documents)
- Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs interne et externe
- Coordination des flux d'information au sein du groupe
- Mise à jour et suivi des tableaux de bord (déplacements, permissions, documents livrables, échéanciers)
- Suivi de l'agenda du chef de groupe
- Réalisation de travaux ponctuels à la demande du chef de groupe
Description du profil :
Maîtrise des tâches courantes de secrétariat administratif
Bonne pratique des outils bureautiques (word, Excel, messagerie, outils collaboratifs)
Capacité à mettre en forme des documents administratifs
Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs dossiers simultanément
Sens aigüe de la discrétion et du respect de la confidentialité
Rigueur, fiabilité et méthode
Autonomie et sens de l'initiative
Aisance relationnelle et capacité à travailler en interface avec des interlocuteurs variés
Sens du service et loyauté instituinnelle