Gestionnaire administratif et financier - h/f

Description :

MISSIONS :
Assurer les démarches administratives et financières des chercheurs et enseignants chercheursdans leur quotidien.
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ;recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la
structure.
Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

ACTIVITES :
ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Assurer la coordination et/ ou la réalisation des activités administratives, financières et degestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet.

• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion.
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) etexternes (usagers).
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances.
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'informationadministratif, financier et/ou ressources humaines.
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de lastructure en appliquant les procédures dédiées.
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion.
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
• Coordonner les aspects logistiques de la structure.

ACTIVITÉS SECONDAIRES
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes etexternes.
• Classer et archiver des documents.
• Retranscrire des informations orales à l'écrit.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
• Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformitéréglementaire.

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

DESCRIPTION DU SERVICE
Le CRAL est une Unité Mixte de Recherche (UMR 5574) qui dépend de 3 tutelles : UCBL,CNRS/INSU, ENS de Lyon. Le CRAL est présent sur 2 sites : le site Monod (ENS de Lyon) et
l’Observatoire de Saint-Genis Laval (UCBL). Le CRAL est intégré à l’Observatoire des Sciences del’Univers de Lyon (OSUL), une entité relevant de l’INSU au statut dérogatoire composée de 2 Unités
Mixtes de Recherche (CRAL et LGL/TPE) et d’une Unité d’Appui à la Recherche (Comet), qui sedéploie sur des sites dépendant de 3 établissements : l’ENS de Lyon et l’UCBL à Lyon, et l’UJM à St
Étienne.
Possibilité de service partagé.
Déplacements ponctuels sur les sites de Saint-Genis-Laval et de Villeurbanne (Délégation Régionaledu CNRS).
Dans ce contexte, le poste demande un certain degré d'autonomie, une organisation et unecommunication avec le reste de l'équipe.
Dans un environnement multi-tutelles, le poste requiert une grande polyvalence et des compétences
variées. En effet, une intervention sur tous les domaines de la gestion administrative et financière estnécessaire (commandes, missions, gestion des contrats de recherche, recrutements, convention destage, tableaux de suivi et reporting ... ).

RELATION HIÉRARCHIQUE
Encadrant direct : Responsable administrative et financière du laboratoireDirecteur de l’Unité

RELATIONS FONCTIONNELLES
Technologies actuellement déployées :
PC Portable
Mise à disposition des logiciels de gestion des tutelles
Vous maîtrisez les outils/environnements suivants :
Une connaissance de la structure organisationnelle de l'Ecole et du CNRS est requise ainsi qu'unemaitrise des procédures et des applications (Stella, GFC, FEVE, GED Nuxéo, Cueillette, Geslab,
Webcontrat, Reseda...).



Profil recherché :


COMPÉTENCES REQUISES :

CONNAISSANCES SUR L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
• Connaissances budgétaires générales
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques de communication

• Culture internet
• Environnement et réseaux professionnels
• Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Techniques de communication
• Techniques d'élaboration de documents
• Objectifs et projets de l'établissement
• Finances publiques

SAVOIR-FAIRE OPÉRATIONNELS
• Accueillir les populations concernées
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Utiliser les outils bureautiques
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Travailler en équipe
• Prév...